Når den akademiske komiteen er samlet og det er bestemt hvem skal være administrativt koordinator for arrangementet er det viktig å avklare roller og ansvarsområder. Konferansens hvitebok (lenke) viser til de forskjellige ansvarsområder. 

Om service senteret skal være administrativ koordinator for arrangementet, skal en avtale signeres mellom Servicesenteret og enheten som er økonomisk ansvarlig for gjennomføringen av arrangementet.

Lenken til avtale mal

Booking av lokaler bør gjøres tidlig i planleggingsprosessen. Det er flere ulike alternativer for booking av lokaler.

Eksterne lokaler

NHH har rammeavtale for konferanser hvor det er rabatterte priser på leie av konferanselokaler inkl. konferansetjenester. Det er et godt alternativ dersom man vil overlate en del av den praktiske tilretteleggingen og oppfølgingen til andre.

Her kan du finne oversikten over NHH sine rammeavtaler for konferanselokaler: 

NHH Lokaler

Ønsker dere å reservere NHH lokaler til et arrangement? Arrangements akademiske komiteen må først søke om disponering av lokaler ved pro-rektor for utdanning. Etter innvilgelsen kan du sende en epost med foretrukket dato og en kort beskrivelse av arrangementet til timeplanlegging@nhh.no

Vær OSB på:

• Bemanning om arrangementet er utover normal arbeidstid
• Behov for ekstra renhold før, under og etter arrangementet
• Behov for vakthold
• Sjekke rommets beskaffenhet
• Bestill og sjekk de nødvendige tilganger
• Bestill bord og stoler, garderobe
• I undervisningsrom er det et daglig tilsyn med rommet. Det er ikke tilfelle utenom undervisningsperioden

NHH har rammeavtaler med ulike relevante eksterne leverandører.

Først av alt minner vi om at:

• Alle bestillinger skal gjøres via bestillingssystemet: Agresso Web.
• Der NHH har ramme- eller rabattavtaler skal disse følges og brukes.

På innkjøpsområder der vi ikke har avtaler ber vi dere ta kontakt med Anette Undheim Anette.Undheim@nhh.no ved Økonomiavdeling. Hun vil kunne bistå dere i arbeidet med å finne leverandører og innhente konkurrerende tilbud ved behov.

Aktuelle leverandører og rammeavtaler finner du på vår: https://www.nhh.no/paraplyen/okonomi/innkjop/

Kommunikasjon og markedsføring er en viktig del av et vellykket arrangement.

Sjekklisten:

• Hvem i komiteen tar seg av kommunikasjonsansvar
• Hvem er målgruppen: interne/ekstern/studenter/alumni?
• Hvordan skal vi kommunisere/strategi: social media, epost, Canvas, skjermer på NHH, egne nettverker osv.
• Involver kommunikasjonsavdeling så snart som mulig

Nettside:

• Først er det viktig å avklare med Kom. og markedsføring avdeling hvem skal være ansvarlig for nettsiden til arrangementet.
• Følgende punkter er viktige for nettside til konferanser:
  • Hva skal nettsiden brukes for?
  • Hva skal vi kommunisere og hvordan? – bruker perspektivet
  • Finns det eksempler av nettsider for lignende konferanser? Kan de brukes om?
  • Bruk mindre tekst og mer bilder og video
  • Viktig med jevnlig oppdatering

Medieomtale

Vil du invitere media til å komme og dekke arrangementet, eller forhåndsomtale saken?

Journalister kommer sjelden på konferanser, men lager ofte saker om forskningsresultater og problemstillinger som kommer frem i forbindelse med en konferanse. Sjansen for å få omtale er større dersom du kan tilby en sak eksklusivt til en utvalgt redaksjon eller journalist i forkant. Kommunikasjonssjef har ansvar for media kontakt.

Våre viktigste råd

• Tar kontakt NHHs Kommunikasjonssjef
• Vær ute i god tid. Den viktigste delen av mediearbeidet foregår lenge før konferansedagen.
• Sett av ressurser i akademisk komiteen til mediearbeidet. Det er tidkrevende å legge opp et godt mediearbeid rundt en konferanse.

NHH profil

For å kunne fremstå profesjonelt i utarbeidelsen av alle konferanse dokumenter, utsendelser og nettsider er det viktig å alltid føle NHH sin profil. For profilkart sjekk her. Om du ønsker bistand for utarbeidelsen av konferanseprofil, vennligst ta kontakt med kommunikasjonssjef.

GDPR og General Terms of Agreement

1. 1. Sikkerhetsvurdering, beredskap og teknisk støtte

Sikkerhetsvurdering ved arrangement

Når man arrangerer et større arrangement, ønsker man selvfølgelig at alt skal være vellykket. Solid og god sikkerhet rundt arrangementet er en vital forutsetning for å nå denne ambisjonen. Hvilke sikkerhetshensyn bør tas ved arrangementet?

Beredskap

Ved store arrangement vennligst husk å informere beredskapsledelsen ved NHH om når og hvor skal arrangementet avholdes. De trenger også informasjon om hvor age deltagere skal være tilstede. Hvis noe uforutsigbar skjer under arrangementet, Administrativ Koordinator for arrangementet må ringe med en gang til Atle Askeland. 

Vakthold

Arrangører må tenke igjennom om arrangementet i sin form, størrelse og innhold kan medføre behov for ekstra vakthold. Foregår arrangementet i NHHs lokaler utover kveld og nattestid må innbruddsalarm avstilles gjennom vaktmesterne. Vaktmesterne skal uansett varsles om arrangementet via Atle Askeland.

Tyveri

Arrangør bør være oppmerksom på faren for tyveri under arrangementet og informere deltakerne om dette, f.eks. ved opprettelse av garderobe for deltakerne.

Brann

Et arrangement i NHHs lokaler skal man sette seg inn i rømningsveiene, samleplass, plassering slukkeutstyr, virkemåte brannvarsling, personbelastning i forkant. Orientere om rømningsveiene og samleplass og rutiner ved evakuering opplyses under velkomsttalen. Arrangør har ansvar for brannsikkerheten under arrangementet. Eli Winter ved HR-avdelingen skal informeres om alle store arrangementer ved NHH.

Arrangement komitéen må gjennomgå følgende:

• Fordeling av ansvar i komiteen - hvem gjør hva?
• Risikoanalyse? – arrangementer med politisk innhold kan politi kontaktes på 02800 og spør etter PST avdelingen for råd.
• Behov for førstehjelpsutstyr.
• Rømningsveier som er merket med grønt skilt skal ha fri ferdsel uten hindringer.
• Lokalene skal forlates ferdig ryddet og utstyr som er medbrakt må fjernes.

Skal det serveres mat og drikke på ditt arrangement? Dette er en viktig del av arrangementet, vi har samlet gode tips her.

Huskeliste:

• Få oversikt over serverings tidspunktene (eks: kaffepauser/lunsjer/mottakelse/konferansemiddag)
• Avklar med akademisk komite hva deres ønsker og preferanser er
• Sjekk hva som ble gjort tidligere ved lignende arrangementer
• Ta kontakt med aktuell leverandør
  • Pause og lunsjserveringer: Safari
  • Middager servert på NHH: Safari/Sammen

Informasjon om NHH sine avtaler: https://www.nhh.no/paraplyen/okonomi/innkjop/

• • For bespisning i byen tar kontakt med aktuelle spisesteder
  • Viktig ting å tenke på:
    • Har konferansen en spesiell profil? Bør maten som serveres stå i stil?
    • Husk å få inn alle matallergier og spesielle behov (vegetarianer/veganer) ved registering/påmelding.
    • Husk at alle har betalt like mye for deltagelse og skal sikres like god servering.

Bærekraft

1. De siste årene har det vært et økende fokus på bærekraft. Ved NHH har vi også bestemt oss for å fokusere på bærekraft når vi arrangerer konferanser. For det første fordi vi ønsker å ta ansvar for samfunnet som vi er en del av. For det andre fordi vi i mange tilfeller kan spare ressurser ved å tenke på andre måter enn vi er vant til.

   Ved å gjøre noen små justeringer og litt innsats, kan du gjøre en stor (bærekraftig) forskjell.

   Her er en liste over noen av de enkle endringene du kan gjøre som vil gjøre konferansen din mer bærekraftig. Klikk nedenfor og finn inspirasjon:

   Gjør det enkelt for deltakerne å velge offentlig transport til og fra konferansen. Hvis budsjettet tillater det, å inkludere bussbillettene inni konferansepakken kan være en idé.

   Last opp her PDF kart som viser bussrutene til NHH eller forklarer spasertur til NHH fra sentrum. Det er viktig å forklare transport tiltakene på nettsidene slik at gjestene vet hva de skal gjøre og hvorfor. Mangel på informasjon kan ellers tolkes som mangel på koordinering.

   Oppmuntre til eller arrangerer delt transport til / fra flyplassen - foreslå at deltakerne deler en taxi.

   Snakk om bærekraft med Safari Catering når du bestiller fra dem.

   Når du bestiller konferansemiddag eller andre måltider, kan du be om/kreve bærekraftige alternativer fra restauranten. Forhandle med dem om økologiske produkter og vegetariske alternativer, spør dem om retningslinjene deres for håndtering av matrester og foreslå at de leverer doggy bags hvis det er fornuftig for ditt arrangement.

   Spør i registreringsskjemaet hvis deltagere vil ha kjøtt eller vegetarretter. Gjør det tydelig på nettsidene hvorfor du har valgt å ha en kjøttfri dag eller kjøttfri konferanse slik at det gir mening for deltakerne.

   Vurder mer nøtter eller frukter til pausene – brain food, og forklar valget ditt på nettstedet.

   Engangsbestikk bør unngås hvis det er fornuftig til ditt arrangement.

• Kommuniser på nettsiden til arrangementet at vi fokuserer på bærekraft og hvilke initiativer eller endringer dette kan innebære. Forbered deltakerne på initiativene de vil møte og hvorfor.
• Gjør kommunikasjonen digital - f.eks. gjennom web / e-post / app - i stedet for å bruke trykt materiale. Dette er en av de store pengesparerne!
• Bestill bare mengden konferansemateriell du trenger, og tenk på å levere ubrukte konferansematerialet til Servicesenteret som kan sørge for gjenbruket.
• Minimer produksjonen av bannere – bruk NHH generiske bannere fra Kommunikasjonsavdelingen.
• Begrens bestilling av blomster og unødvendig dekorasjon
• Lag PPT slides om bærekraft for pause under konferanse
• Send en elektronisk evaluering av bærekraftigtiltakene i etterkant
• Tilby deltagere til å offset deres CO2 emissions