Har du ansvar for et seminar eller konferanse?

Har du ansvar for et seminar eller konferanse?

Et godt styringsverktøy er avgjørende for en vellykket gjennomføring av alle arrangement. Før en konferanse starter utarbeides en kjøreplan som beskriver arrangementet ned i minste detalj, det krever kontroll og tålmodighet. Her finner du hjelp til alt du må huske på.

Før arrangementet

  • Eier og prosjektgruppe

    Eier og prosjektgruppe

    Når den Akademiske Komiteen er samlet og det er bestemt hvem skal være administrativt koordinator for arrangementet er det viktig å avklare roller og ansvarsområder. Konferansens hvitebok (lenke) viser til de forskjellige ansvarsområder. 

    Om service senteret skal være administrativ koordinator for arrangementet, skal en avtale signeres mellom Service senteret og enheten som er økonomisk ansvarlig for gjennomføringen av arrangementet.

    Lenken til avtale mal

  • Bistand fra Servicesenteret

    Bistand fra Servicesenteret

    Delt og helhetlig administrativtansvar for arrangementet  

    Servicesenteret har bred erfaring med gjennomføring av konferanser, og birdar gjerne med deler eller hele prosessen.Den akademiske komiteen må ta kontakt med leder for servicesenter for å søke om delvis eller helhetlig administrativt støtte til arrangementet.  

    Råd og veiledning  

    Servicesenteret kan kontaktes for å dele av sin brede kunnskap. Noen av våre ekspertise felt er:

    • Utarbeidelse av prosesser for konferansegjennomføring 

    • GDPR og General Terms of Agreement regelverket for arrangementer ved NHH 

    • Arkivering av arrangementsrelaterte dokumenter i P360 

    • Regnskapsføring for arrangementer  

    • Generell administrasjon og kommunikasjon med deltagere  

    • Valg av lokaler og underholdning under arrangementet  

    • EventBrite: opprettelsen av registreringen, håndtering og oppfølging   

    • Opprettelsen av nettsider til arrangementer  

    • Utforming og utsendelsen av invitasjonseposten eller Call for Papers gjennom Click Dimensions 

     

    Godt å vite 

      

    Utlån materiell: duk, roll-ups, vaser, skål osv  

    • Dersom du trenger profilprodukter, plakater, konferansemateriell eller annet profileringsmateriell så kan Kommunikasjons- og markedsavdelingen hjelpe deg. 

    • Hvis du trenger vaser eller skål, kan det være nyttig å spørre servicesenteret om hvor de kan lånes.  

    • For utlån av ståbord / spisebord vennligst ta kontakt med vaktmestrene.  

     

    Ekstrahjelp  

    NHH har ofte lærlinger som kan bidra under konferanser. For å sjekke om det kunne være mulig å få ekstrahjelp fra lærlinger, vennligst ta kontakt med Seniorrådgiver Sylvi K. Larsen ved HR avdelingen. 

    Det fins administrative ansatte ved NHH som ønsker gjerne å kunne bidra til konferanser om de har ledig kapasitet på et gitt tidspunktet. Vennligst ta kontakt med servicesenteret for innspill om hvem som kan kontaktes.  

    Poster tavler  

    Under noe konferanser, skal foredragsholderne presentere sitt arbeid som en poster. Det er viktig å huske følgende:  

    • Administrativ koordinator skal informere foredragsholderne om størrelsen til poster. 

    • Det er foredragsholderne som skriver ut poster og tar med seg til konferansen. Det er viktig å ha en Back-up løsning til utskriv av poster i tilfeller noen glemmer sin poster.  

    • Husk å finne en løsning til hvordan posters skal fester til tavlene  

    • Det er viktig at en student bistår deltagere på dagen for å få posters ut til presentasjoner  

    • Kontakt informasjon for utlei av poster tavler:  

    Plenum Decora AS 

    Sandviksveien 110 

    Tlf:     + 47 55 39 57 00 

     

    Navneskilt  

    Plast navneskilt kan bestilles hos NHH Executive via Lone Haugsvær. NHHE trenger en Excel-fil med navn og tilknytning for deltagere. NHH logo skal være på navnelappen. Om ønskelig en logo til kan sendes i en separat fil for trykk for lappen.  

    For andre forlag til navnelapper vennligst ta kontakt med Event Manager.  

    Underholdning  

    Underholdning er en viktig for konferanser der en festligmiddag skal avholdes. Hvis de fleste deltagere i et arrangement er internasjonale, kan det være lurt å fokusere på tradisjonell norsk underholdning. Vennligst ta kontakt med Event Manger for råd og veiledning.  

  • Lokasjon - Digitalt eller fysisk oppmøte

    Lokasjon - Digitalt eller fysisk oppmøte

    Booking av lokaler bør gjøres tidlig i planleggingsprosessen. Det er flere ulike alternativer for booking av lokaler.

    Eksterne lokaler

    NHH har rammeavtale for konferanser hvor det er rabatterte priser på leie av konferanselokaler inkl. konferansetjenester. Det er et godt alternativ dersom man vil overlate en del av den praktiske tilretteleggingen og oppfølgingen til andre.

    Her kan du finne oversikten over NHH sine rammeavtaler for konferanselokaler: 

    NHH Lokaler

    Ønsker dere å reservere NHH lokaler til et arrangement? Arrangements akademiske komiteen må først søke om disponering av lokaler ved pro-rektor for utdanning. Etter innvilgelsen kan du sende en epost med foretrukket dato og en kort beskrivelse av arrangementet til timeplanlegging@nhh.no

    Vær OSB på:

    • Bemanning om arrangementet er utover normal arbeidstid
    • Behov for ekstra renhold før, under og etter arrangementet
    • Behov for vakthold
    • Sjekke rommets beskaffenhet
    • Bestill og sjekk de nødvendige tilganger
    • Bestill bord og stoler, garderobe
    • I undervisningsrom er det et daglig tilsyn med rommet. Det er ikke tilfelle utenom undervisningsperioden
  • Budsjett

    Budsjett

    NHH har rammeavtaler med ulike relevante eksterne leverandører.

    Først av alt minner vi om at:

    • Alle bestillinger skal gjøres via bestillingssystemet: Agresso Web.
    • Der NHH har ramme- eller rabattavtaler skal disse følges og brukes.

    På innkjøpsområder der vi ikke har avtaler ber vi dere ta kontakt med Anette Undheim Anette.Undheim@nhh.no ved Økonomiavdeling. Hun vil kunne bistå dere i arbeidet med å finne leverandører og innhente konkurrerende tilbud ved behov.

    Aktuelle leverandører og rammeavtaler finner du på vår: https://www.nhh.no/paraplyen/okonomi/innkjop/

  • Kommunikasjon og markedsføring

    Kommunikasjon og markedsføring

    Kommunikasjon og markedsføring er en viktig del av et vellykket arrangement.

    Sjekklisten:

    • Hvem i komiteen tar seg av kommunikasjonsansvar
    • Hvem er målgruppen: interne/ekstern/studenter/alumni?
    • Hvordan skal vi kommunisere/strategi: social media, epost, Canvas, skjermer på NHH, egne nettverker osv.
    • Involver kommunikasjonsavdeling så snart som mulig

    Nettside:

    • Først er det viktig å avklare med Kom. og markedsføring avdeling hvem skal være ansvarlig for nettsiden til arrangementet.
    • Følgende punkter er viktige for nettside til konferanser:
      • Hva skal nettsiden brukes for?
      • Hva skal vi kommunisere og hvordan? – bruker perspektivet
      • Finns det eksempler av nettsider for lignende konferanser? Kan de brukes om?
      • Bruk mindre tekst og mer bilder og video
      • Viktig med jevnlig oppdatering

    Medieomtale

    Vil du invitere media til å komme og dekke arrangementet, eller forhåndsomtale saken?

    Journalister kommer sjelden på konferanser, men lager ofte saker om forskningsresultater og problemstillinger som kommer frem i forbindelse med en konferanse. Sjansen for å få omtale er større dersom du kan tilby en sak eksklusivt til en utvalgt redaksjon eller journalist i forkant. Kommunikasjonssjef har ansvar for media kontakt.

    Våre viktigste råd

    • Tar kontakt NHHs Kommunikasjonssjef
    • Vær ute i god tid. Den viktigste delen av mediearbeidet foregår lenge før konferansedagen.
    • Sett av ressurser i akademisk komiteen til mediearbeidet. Det er tidkrevende å legge opp et godt mediearbeid rundt en konferanse.

    NHH profil

    For å kunne fremstå profesjonelt i utarbeidelsen av alle konferanse dokumenter, utsendelser og nettsider er det viktig å alltid føle NHH sin profil. For profilkart sjekk her. Om du ønsker bistand for utarbeidelsen av konferanseprofil, vennligst ta kontakt med kommunikasjonssjef.

    GDPR og General Terms of Agreement

    NHH følger GDPR regelverket under alle sine arrangement. Derfor bør denne filen legges ved alle påmeldingsskjema i Event Brite. I tillegg til GDPR reglementet, ble det også utarbeidet et dokument som oppsummerer de generelle regler som alle deltagere på arrangement ved NHH bør være innforstått med. Dokumentet kan lastetes opp her. Det er viktig at denne ble også vedlagt i Event Brite slik at alle deltagere må godkjenne NHH sine General Terms of Agreement ved registreringen.  

    Vennligst juster teksten i begge dokumentene som er mekret i gull ift ditt arrangement. Hvis du har spørsmål om hvordan teksten skal tilpasses til ditt arrangement, vennligst ta kontakt med Event Manager.  

    Sosiale media  

    Sosiale media kan være et bra verktøy for å markedsføre arrangementet ditt til eksterne deltagere. Slik kan du tiltrekke enda flere deltagere. Avgjørelsen om å markedsføre arrangementet på sosiale media skal tas av akademisk komiteen. NHH kar kontoene på alle sosiale media og det er kommunikasjonsavdeling som publisere der. Hvis der er aktuelt, tar kontakt med Kommunikasjonssjef for å avtale publikasjoner på sosiale media for ditt arrangement.   

    Click dynamics 

    Click dynamics (CD) er et verktøy knyttet til CRM systemet brukt ved NHH for å håndtere kontakt databasen. CD kan brukes til utsendelsen av Call for Papers og lignende eposter til en gitt liste av kontakter. CD er anbefalt for alt kommunikasjon til kontaktlister som er veldig omfattende. CD tilrettelegger utforming av eposter som ser profesjonelt ut og som tilsvarer NHH sin visuellprofil. I tillegg til det, i etterkant av utsendelsen får man tilgang til statistikken om hvor mange har lest/åpent eposten. Dette kan være et nyttig verktøy for effektivisere markedsføringsstrategien for arrangementet – spesielt om dette er et årlig arrangement.  

    Video streaming/bilder  

    Den akademiske komite bør vurdere behovet for video streaming og fotografering under arrangementet. Hvis det ble bestemt å ha enten begge deler eller bare en ting, det bør forklares eksplisitt i GDPR og General Terms of Agreement dokumentene. Vennligst ta kontakt med Event Manager ved spørsmål.  

    • For å bestille fotograf, vennligst ta kontakt med Kommunikasjonssjef.  

    • For å bestille video streaming vennligst ta kontakt med Senior Rådgiver Arild Schanke  

    • For å lage videosnutter til arrangementet vennligst ta kontakt med Prosjektleder Sven Nydal 

    PowerPoint (PPT) formattering og utforming  

    Uansett størrelsen på arrangementet, bør presentasjoner til hovedforedragsholderne (keynote speakers) håndteres profesjonelt. Her kommer noe tips: 

    • Administrativ koordinator bør informere i god tid før konferansen alle hovedforedragsholderne om at PPT størrelsen bør være 16:9 

    • Det er også viktig å informere NHH ansatte som skal holde foredrag om at de MÅ bruke NHH sin mal til PPT. Det kan forenkle prosessen om malen sendes til de per eposten.  

    • Det er viktig at administrativ koordinator samler inn alle presentasjoner dagen før konferansen.  

    • Kommunikasjonsavdeling kan være behjelpelig med formattering av alle presentasjoner i en fil. Det er viktig å avklare med dem ang.denne bistanden i forkant. Slik at de er godt informert om frister. Man må påregne en det timer for å formatere masterfilen for presentasjoner.  

    Fordeler med PPT formatteringen:  

    • Når alle presentasjoner er samlet i et fil er det enklere å hondere dem på konferansedagen – da er det ikke nødvendig å bytte presentasjoner mellom de forskjellige foredragene. 

    • Det ser mer profesjonelt ut når alle slides er standardiser og har skille slides mellom presentasjoner.   

    Det er viktig å følge NHH sine profil retningslinjene. Alle NHH ansatte må bruke NHH sin PPT mal. 

  • Teknisk bistand

    Teknisk bistand

      1. Sikkerhetsvurdering, beredskap og teknisk støtte

    Sikkerhetsvurdering ved arrangement

    Når man arrangerer et større arrangement, ønsker man selvfølgelig at alt skal være vellykket. Solid og god sikkerhet rundt arrangementet er en vital forutsetning for å nå denne ambisjonen. Hvilke sikkerhetshensyn bør tas ved arrangementet?

    Beredskap

    Ved store arrangement vennligst husk å informere beredskapsledelsen ved NHH om når og hvor skal arrangementet avholdes. De trenger også informasjon om hvor age deltagere skal være tilstede. Hvis noe uforutsigbar skjer under arrangementet, Administrativ Koordinator for arrangementet må ringe med en gang til Atle Askeland. 

    Vakthold

    Arrangører må tenke igjennom om arrangementet i sin form, størrelse og innhold kan medføre behov for ekstra vakthold. Foregår arrangementet i NHHs lokaler utover kveld og nattestid må innbruddsalarm avstilles gjennom vaktmesterne. Vaktmesterne skal uansett varsles om arrangementet via Atle Askeland.

    Tyveri

    Arrangør bør være oppmerksom på faren for tyveri under arrangementet og informere deltakerne om dette, f.eks. ved opprettelse av garderobe for deltakerne.

    Brann

    Et arrangement i NHHs lokaler skal man sette seg inn i rømningsveiene, samleplass, plassering slukkeutstyr, virkemåte brannvarsling, personbelastning i forkant. Orientere om rømningsveiene og samleplass og rutiner ved evakuering opplyses under velkomsttalen. Arrangør har ansvar for brannsikkerheten under arrangementet. Eli Winter ved HR-avdelingen skal informeres om alle store arrangementer ved NHH.

    Arrangement komitéen må gjennomgå følgende:

    • Fordeling av ansvar i komiteen - hvem gjør hva?
    • Risikoanalyse? – arrangementer med politisk innhold kan politi kontaktes på 02800 og spør etter PST avdelingen for råd.
    • Behov for førstehjelpsutstyr.
    • Rømningsveier som er merket med grønt skilt skal ha fri ferdsel uten hindringer.
    • Lokalene skal forlates ferdig ryddet og utstyr som er medbrakt må fjernes.

     

     

  • Bevertning og bærekraft

    Bevertning og bærekraft

     

    Skal det serveres mat og drikke på ditt arrangement? Dette er en viktig del av arrangementet, vi har samlet gode tips her.

    Huskeliste:

    • Få oversikt over serverings tidspunktene (eks: kaffepauser/lunsjer/mottakelse/konferansemiddag)
    • Avklar med akademisk komite hva deres ønsker og preferanser er
    • Sjekk hva som ble gjort tidligere ved lignende arrangementer
    • Ta kontakt med aktuell leverandør
      • Pause og lunsjserveringer: Safari
      • Middager servert på NHH: Safari/Sammen

    Informasjon om NHH sine avtaler: https://www.nhh.no/paraplyen/okonomi/innkjop/

      • For bespisning i byen tar kontakt med aktuelle spisesteder
      • Viktig ting å tenke på:
        • Har konferansen en spesiell profil? Bør maten som serveres stå i stil?
        • Husk å få inn alle matallergier og spesielle behov (vegetarianer/veganer) ved registering/påmelding.
        • Husk at alle har betalt like mye for deltagelse og skal sikres like god servering.

     

     

    Bærekraft

    1. De siste årene har det vært et økende fokus på bærekraft. Ved NHH har vi også bestemt oss for å fokusere på bærekraft når vi arrangerer konferanser. For det første fordi vi ønsker å ta ansvar for samfunnet som vi er en del av. For det andre fordi vi i mange tilfeller kan spare ressurser ved å tenke på andre måter enn vi er vant til.

      Ved å gjøre noen små justeringer og litt innsats, kan du gjøre en stor (bærekraftig) forskjell.

      Her er en liste over noen av de enkle endringene du kan gjøre som vil gjøre konferansen din mer bærekraftig. Klikk nedenfor og finn inspirasjon:

      Gjør det enkelt for deltakerne å velge offentlig transport til og fra konferansen. Hvis budsjettet tillater det, å inkludere bussbillettene inni konferansepakken kan være en idé.

      Last opp her PDF kart som viser bussrutene til NHH eller forklarer spasertur til NHH fra sentrum. Det er viktig å forklare transport tiltakene på nettsidene slik at gjestene vet hva de skal gjøre og hvorfor. Mangel på informasjon kan ellers tolkes som mangel på koordinering.

      Oppmuntre til eller arrangerer delt transport til / fra flyplassen - foreslå at deltakerne deler en taxi.

      Snakk om bærekraft med Safari Catering når du bestiller fra dem.

      Når du bestiller konferansemiddag eller andre måltider, kan du be om/kreve bærekraftige alternativer fra restauranten. Forhandle med dem om økologiske produkter og vegetariske alternativer, spør dem om retningslinjene deres for håndtering av matrester og foreslå at de leverer doggy bags hvis det er fornuftig for ditt arrangement.

      Spør i registreringsskjemaet hvis deltagere vil ha kjøtt eller vegetarretter. Gjør det tydelig på nettsidene hvorfor du har valgt å ha en kjøttfri dag eller kjøttfri konferanse slik at det gir mening for deltakerne.

      Vurder mer nøtter eller frukter til pausene – brain food, og forklar valget ditt på nettstedet.

      Engangsbestikk bør unngås hvis det er fornuftig til ditt arrangement.

    • Kommuniser på nettsiden til arrangementet at vi fokuserer på bærekraft og hvilke initiativer eller endringer dette kan innebære. Forbered deltakerne på initiativene de vil møte og hvorfor.
    • Gjør kommunikasjonen digital - f.eks. gjennom web / e-post / app - i stedet for å bruke trykt materiale. Dette er en av de store pengesparerne!
    • Bestill bare mengden konferansemateriell du trenger, og tenk på å levere ubrukte konferansematerialet til Servicesenteret som kan sørge for gjenbruket.
    • Minimer produksjonen av bannere – bruk NHH generiske bannere fra Kommunikasjonsavdelingen.
    • Begrens bestilling av blomster og unødvendig dekorasjon
    • Lag PPT slides om bærekraft for pause under konferanse
    • Send en elektronisk evaluering av bærekraftigtiltakene i etterkant
    • Tilby deltagere til å offset deres CO2 emissions

     

  • Transport

    Transport

    Travelling to/from Bergen Airport 

    The Bergen airportFlesland is located 18 km south of the city and offers direct international flights to several European destinations 

    There is an airport shuttle bus from Bergen airport with frequent departures (every 15 minutes with departures from just outside the main entrance). The fare is about NOK 100 and it takes about 30 minutes to reach downtown Bergen. Click on this link for more information on airport shuttle informationBus fare can be paid by cash in NOK or by credit. 

    If you wish to have a longer drive through the Bergen outskirts, you can choose to use Bergen Light Railway. Its departures are scheduled for every 5 minutes and it takes 45 minutes until the downtown. The ticket price is of NOK38,- For light railway schedule please visit their website 

    For our visitors whom needs a fast drive directly to NHH, we recommend to use Airport taxi services. Taxi departs from just outside the main entrance. From Flesland to NHH the average price is of NOK 600,-  

    From Bergen center to NHH 

    Here you can download public transportation map to get at NHH. The bus ride takes approximately 15 minutes.  

    Here you can download a map to walk from city center to NHH. On a nice weather day, this walk along Bergen`s shore takes around 45 minutes.  

    Finally, you can also take a taxi, which can be ordered from your hotel.  

    At NHH 

    Getting Around 

    NHH Campus is located at Helleveien 30. You can find maps for the campus at Mazemap. If you are lost, we invite you to visit our Service Centre, from where we will be happy to guide you around. Also, do not hesitate to contact your host at NHH for more detailed indications about the venue of your meeting.  

    WIFI 

    Eduroam is the primary wireless network for students and employees from teaching institutions. If your home institution has Eudoram, then you`ll automatically connect to NHH`s network.  

    Conference network: For all the conference we arrange a specifically assigned WIFI network. Please refer to your conference webpage in order to find out the login credentials.  

    To open an NHH Guest Account, please follow the instructions on this page 

    Hotels 

    Bergen offers a range of excellent hotels – from well-known international ones to unique accommodations. Find your hotel here if you are an NHH visitor (paying yourself): https://en.visitbergen.com/accommodation 

    If you are an NHH employee and need a hotel in Bergen OR you are booking and paying for NHH guests, please book a hotel according to the NHH hotel agreements made by your contact person at NHH. 

    Norway – useful tips and links  

    In order to find out more about Bergen and its surrounding we invite you to visit Bergen Tourist Information websiteHere you an also find inspiration about possible sightseeing tours departing from Bergen.  

    Our tour recommendations outside of Bergen 

    Our tour recommendations in Bergen:  

    Lysøen  

     

    For general information about Norway please visit this website 

    Travelers information 

    In case of emergency while in Norway you can call the following numbers:  

    • 110 - Fire department 

    • 112 – Police 

    • 113  Ambulance 

    Banks and currency Exchange 

    Bank and exchange offices are located in the city centre close to the hotels. The currency of Norway is the Norwegian krone. The only accepted currency in shops and businesses is the Norwegian krone. Wtherefore recommend that you exchange to the local currency. Most shops also accept major credit cards. 

    Voltage 

    Electricity in Norway is 220V AC. Plugs are European standard with two round pins 

    Shopping and opening hours  

    Shops in Bergen are usually open from Monday to Friday, from 10.00 - 19.00 (Saturdays 10.00-18.00). Supermarkets and department stores are open till 21.00 and they are closed on Sundays. 

    Dining out in Bergen and tipping 

    Most restaurants in Bergen are open from 11.30 until 23.00. However, hot meals are not normally served after 22.00. Gratuities are automatically included in the bills for service, meals etc. Tipping is optional. 

    Weather 

    We have the following saying in Norway: “There is no bad weather only bad clothing”. To avoid surprises, we recommend you to read the following article from Bergen Tourist Information.  

    NHH and Sustainability 

    Recent years have seen a growing focus on sustainability, recycling and ecology. At NHH we have also decided to focus on sustainability when organising and holding conferences and events. Firstly, because we want to take responsibility for the society that we are a part of. Secondly, because we have found that in many cases, we can save resources by thinking in different ways than we are used to. 

    We are extremely grateful for your willingness to participate in our initiatives towards a more sustainable event management. You can find more information about the sustainable initiative undertaken during the event you will be attending on the event`s website.  

     

     

Under arrangementet

Etter arrangementet