Prosessforbedring i praksis

Prosessforbedring i praksis

Prosessforbedring handler om å jobbe smartere og mer effektivt, skape bedre brukeropplevelser og frigjøre ressurser.

Hvordan jobber vi? 

Når vi jobber med arbeidsprosesser som kan automatiseres enten delvis eller helt går vi gjennom følgende fem faser i samarbeid med prosesseier, superbrukere og systemeiere:

  1. Prosesskartlegging - hvordan prosessen ser ut i dag 
  2. Prosessdesign - hvordan vi vil at prosessen skal se ut 
  3. Utvikling - teknisk løsning
  4. Test - fungerer den tekniske løsningen i henhold til prosessdesign?
  5. Produksjon/drift - løsningen tas i bruk

Hva trenger vi fra dere? 

  • Dere må definere en prosesseier, som er den som har myndighet til å sette testkriterier og godkjenne den nye prosessen som skal tas i bruk
  • Dere må hjelpe oss med å kartlegge prosessen som den er i dag
  • Prosesseier må delta på en akseptansetest for å godkjenne prosessen før den settes i produksjon

Prosesser vi har automatisert

  • Arkivering av vitnemål

    Arkivering av vitnemål

    Prosessflyt

    Prosesseier: Leder av Seksjon for eksamen

    Systemer: 

    • Skanner
    • Public 360

    Robot: Henter skannede vitnemål, leser ut aktuell informasjon, oppretter/søker opp saker i P360 og legger inn vitnemål som dokumenter i sak. 

  • Brukerkontoregistrering i Unit4

    Brukerkontoregistrering i Unit4

    Prosessflyt

    Prosesseier: Leder av Økonomiavdelingen

    Systemer: 

    • Unit4
    • Office 365

    Robot: Søker opp ressurser uten aktiv brukerkonto, og aktiverer eller oppretter konto. Sender informasjon om ressursnr. og pålogging til Unit4 til ressurs og lager rapport over nyopprettede brukere til Økonomi. 

  • Innpassing av eksterne emner

    Innpassing av eksterne emner

    Prosessflyt

    Prosesseier: Leder av Seksjon for opptak

    Systemer: 

    • Flyt
    • FS
    • Public 360
    • Sharepoint

    Robot: Henter ufordelte godkjenningssaker i FS, overføre manglende saker til Flyt, fordele sakene i Flyt og sjekke at søknad er i henhold til gjeldende regler. Overfører sakene til Sharepoint-liste som brukes som grunnlag for saksbehandling.

  • Klage på sensur

    Klage på sensur

    Prosessflyt

    Prosesseier: Leder av Seksjon for eksamen

    Systemer: 

    • Acos Interact
    • FS

    Robot: Henter klageskjema, sjekker om klagefrist er overholdt, registrerer klage i FS og sender bekreftelse på mottatt klage til student. 

  • Midlertidig ansettelse av studentassistenter og eksamensvakter

    Midlertidig ansettelse av studentassistenter og eksamensvakter

    Prosessflyt

    Prosesseier: Leder av HR-avdelingen

    Systemer: 

    • Acos Interact: anmodningsskjema
    • Public 360: tilbudsbrev og arbeidsavtale
    • Unit4: registrering i ressursregisteret

    Robot: 

    • Henter data fra anmodningsskjema
    • Sjekker ansettelsesperiode (kan ikke være mer enn 12 måneder sammenhengende)
    • Sjekker stillingskode (skal kun behandle 0003 og 1423)
    • Oppretter/søker opp sak i Public 360
    • Oppretter og sender tilbudsbrev i Public 360 (HR godkjenner manuelt før utsendelse)
    • Registrerer ressursen i ressursregisteret i Unit4 ERP etter at signert arbeidsavtale er kommet i retur
    • Sender informasjon på epost til den nye ansatte
  • Ranking av studenter

    Ranking av studenter

    Prosessflyt

    Prosesseier: Leder av Seksjon for eksamen

    Systemer: 

    • Acos Interact
    • FS
    • Office 365

    Robot: Tar i mot forespørsler om ranking, sjekker karaktersnitt, ranking og regner ut persentil. Skriver og sender svar til student basert på faste maler. Utgående epost godkjennes av Seksjon for eksamen før det sendes til studenten. 

  • Tildeling av tilganger i Public 360

    Tildeling av tilganger i Public 360

    Prosessflyt

    Prosesseier: Leder av Seksjon for digitalisering og dokumentasjonsforvaltning

    Systemer: 

    • Public 360
    • Acos Interact (bestillingsskjema)

    Robot: Tar i mot tilgangsbestillinger og sender dem til godkjenning til systemeier. Tar i mot godkjente bestillinger og tildeler/forlenger roller og tilgangsgrupper i Public 360 i henhold til bestilling. Sender ut velkomstepost med aktuell informasjon til bruker.