Retningslinjer for kvalitetssikring av eksamen og sensur ved NHH

Retningslinjer for kvalitetssikring av eksamen og sensur ved NHH

Vedtatt av prorektor for utdanning 1. november 2019

 

1. BAKGRUNN

Det følger av Lov om universiteter og høyskoler § 3-9 at NHH skal sørge for at studentenes kunnskaper og ferdigheter blir prøvd og vurdert på en upartisk og faglig betryggende måte. Vurderingen skal også sikre faglig nivå ved vedkommende institusjon og studium. Det skal være ekstern evaluering av vurderingen eller vurderingsordningene.

1.1 Formålet med retningslinjene

Formålet med retningslinjene er

  • å ivareta studentenes rettssikkerhet ved vurdering av deres kunnskaper og ferdigheter
  • å bidra til kvalitetssikringen av høyskolens studietilbud
  • å skape en felles ramme for sensur og bruk av sensorer ved høyskolen

Det vises for øvrig til Forskrift om fulltidsstudiene ved Norges Handelshøyskole og utfyllende bestemmelser til denne.

2. KVALITETSSIKRING AV EKSAMEN, SENSUR OG KARAKTERBRUK

2.1 Kvalitetssikring av eksamensoppgavene og gjennomføring av eksamen

Kursansvarlig har ansvar for å utarbeide eksamensoppgave og sensorveiledning og kvalitetssikre disse innen den fristen som Seksjon for eksamen har fastsatt.

Alle eksamensoppgaver skal være gjennomgått av to fagpersoner; kursansvarlig og en annen relevant fagperson.

Alle eksamener skal ha skriftlig sensorveiledning. Kursansvarlig har ansvaret for å sende den inn sammen med eksamensoppgaven til Seksjon for eksamen.

Når Seksjon for eksamen har kunngjort karakteren, legger kursansvarlig sensorveiledningen ut på Canvas. Ved behov justerer kursansvarlig sensorveiledningen før den gjøres tilgjengelig for studentene. Justert sensorveiledning må også sendes til Seksjon for eksamen.

Av sensorveiledningen må det framgå

  • hva en besvarelse må inneholde for at den skal være fremragende, god, tilstrekkelig, etc.
  • løsningsforslag, der dette er formålstjenlig
  • evalueringsrubrikk, der dette er formålstjenlig

Sensorveiledningen må være utformet på en slik måte at den sikrer at ulike sensorer legger de samme kriteriene til grunn for vurderingen, og at vurderingen gjøres opp mot kursets fastsatte læringsutbytte.

Dersom eksamensoppgaven er gitt på norsk, skal den foreligge på begge målformer.

Dersom eksamensoppgavene er svært omfattende, eller dersom fagterminologi mangler eller er ukjent, slik at det er fare for misforståelser, kan instituttet i henhold til Forskrift om målform i eksamensoppgaver søke om unntak fra kravet om at eksamensoppgavene skal foreligge på begge målformer. Det kan gjøres unntak for enkelteksamener eller for en tidsperiode inntil fem år.

Instituttet må sende søknad om unntak fra kravet om at eksamensoppgave må foreligge på begge målformer til Studieadministrativ avdeling senest fire måneder før aktuell eksamen. Søknader om unntak må være begrunnet og tidligere eksamensoppgaver må vedlegges. Leder for det studieprogrammet som eksamenen inngår i, fatter vedtak i saken.

Tillatte hjelpemidler for vurdering med tilsyn skal oppgis i kursbeskrivelsen. Det skal framgå av kursbeskrivelsen dersom kalkulator er tillatt hjelpemiddel.

Kursansvarlig har ansvar for at liste over hjelpemidler kunngjøres i Canvas senest to uker før eksamensdato, og for at informasjon om alle tillatte hjelpemidler framgår av eksamensoppgavens forside. Informasjonen må være utvetydig, konsistent og tilgjengelig for alle, samt være i samsvar med tillatte hjelpemidler som framgår av kursbeskrivelsen.

For å unngå at det oppstår formelle feil ved gjennomføringen av eksamen, skal kursansvarlig være tilgjengelig for spørsmål under eksamen slik at eventuelle uklarheter, mangler eller feil ved oppgaveteksten kan rettes opp raskt. Kursansvarlig skal være tilgjengelig for kontakt/tilkalling fra Seksjon for eksamen under hele eksamen. Dersom det ikke er mulig for kursansvarlig å være tilgjengelig under eksamen, må instituttet sørge for vikar. Informasjon om hvem som er kontaktperson på aktuell eksamen, skal stå på forsiden av eksamensoppgaven.

Dersom det gis tilleggsopplysninger under eksamen som kan ha betydning for eksamensresultatet, skal disse alltid og umiddelbart meddeles Seksjon for eksamen og samtlige eksamenskandidater.

  • Kursansvarlig har ansvar for å informere Seksjon for eksamen om tilleggsopplysningene.
  • Kursansvarlig har også ansvar for å informere kandidatene gjennom Canvas ved vurderingsformer uten tilsyn.
  • Seksjon for eksamen har ansvar for å informere kandidatene ved skriftlig eksamen med tilsyn.

Ved tillegg eller feil i oppgave skal kursansvarlig sende revidert eksamensoppgave og sensorveiledning til Seksjon for eksamen så snart som mulig. Både revidert eksamensoppgave og justert sensorveiledning er viktige å ha tilgjengelig i forbindelse med ordinær sensur og klagebehandling.

2.2 Anonymisering av kandidatene
Faglige hensyn alene skal bestemme kandidatenes karakterer. Eksamenskandidater skal, hvis mulig anonymiseres for å sikre lovens krav om at vurderingen er upartisk og faglig betryggende.

I forbindelse med vurderingsformer der anonymisering er vanskelig eller umulig, må instituttet på annen måte sikre at karakterfastsettelsen skjer på en upartisk og faglig betryggende måte. Se også punkt 6.

2.3 Kvalitetssikring av sensur og karakterbruk

Sensorene i hvert kurs må ha en felles forståelse av hvordan karakterskalaen skal brukes.

Felles forståelse innebærer også at vurderinger som gjøres innad i en sensorgruppe anses som konfidensielle, og at sensorer ikke har anledning til å opplyse om egne og andres vurderinger som avvek fra den endelige karakteren. Se også punkt 5.3.

Instituttene har ansvar for at sensorene blir orientert om gjeldende kursbeskrivelse, pensum og sensorveiledning. Se også punkt 2.1.

Programlederne gjennomgår hvert semester karakterstatistikken og klagestatistikken for forutgående semester. Slike rapporter danner grunnlag for kvalitetssikring og er blant annet tema i jevnlige samtaler mellom programledere, instituttledelsen og prorektor for utdanning. Instituttene har ansvar for å følge opp rapportene.

3. KRAV TIL BRUK AV SENSORER

3.1 Lov om universiteter og høyskoler

I henhold til Lov om universiteter og høyskoler skal det være ekstern evaluering av vurderingen eller vurderingsordningene.

Ved bedømmelse av kandidatenes selvstendige arbeid i høyere grad, skal det være minst to sensorer, hvorav minst én ekstern.

Ved ny sensurering etter klage over karakterfastsetting eller etter klage over formell feil ved eksamen, skal det også være minst to sensorer, hvorav minst én ekstern.

3.2 NHHs krav til bruk av sensorer

Utover det som framgår av loven ovenfor, benytter NHH alltid to sensorer, hvorav minst én ekstern, på en vesentlig andel av vurderingen i et kurs.

NHH har videre bestemt følgende for bruk av ekstern sensur:

  • Dersom antall besvarelser er 100 eller færre, skal 25 besvarelser sensureres av ekstern sensor.
  • Dersom antall besvarelser er høyere enn 100, skal 25 % av besvarelsene sensureres av ekstern sensor.

Der det benyttes ekstern sensur, skal alle interne sensorer sensurere noen besvarelser sammen med eksterne sensorer for å sikre at alle besvarelsene vurderes etter samme kriterier. Det er Seksjon for eksamen som sørger for denne fordelingen av sensorer.

Dersom vurderingsformen i et kurs består av flere elementer, skal instituttet benytte kun intern(e) sensor(er) ved vurdering av øvrige elementer enn det vesentligste vurderingselementet.

Ved muntlig eksamen brukes normalt to sensorer.

Prorektor for utdanning kan gjøre unntak fra ekstern sensur etter søknad fra instituttet. Alle kurs må likevel gjennomføre ekstern sensur minst hvert tredje år.

4. OPPNEVNING AV SENSORER, KRAV TIL SENSORER

4.1 Intern sensor
Intern sensor er normalt en fagperson som er tilsatt ved NHH. Intern sensor kan for eksempel være kursansvarlig i vedkommende kurs.

4.2 Ekstern sensor
Ekstern sensor er normalt en fagperson som ikke er tilsatt ved NHH. 

Avgjørende for hvorvidt en person kan være ekstern sensor, er personens tilknytning og nærhet til NHH og fagmiljøet som har ansvar for undervisningen i kurset. Valg av ekstern sensor må ikke føre til tvil om en students karakter er fastsatt på riktig grunnlag. Se også punkt 1 (upartisk) og punkt 6 (habilitet).

  • Ph.d.-studenter kan ikke være ekstern sensor.
  • Tilsatte i professor II-stilling kan ikke være ekstern sensor.
  • Gjesteforelesere som foreleser i svært begrenset omfang, kan være ekstern sensor.
  • Tilsatte i NHHs randsone, for eksempel aksjeselskap som eies av NHH, kan i visse tilfeller være ekstern sensor.

Prorektor for utdanning kan gjøre unntak fra ovennevnte etter søknad fra instituttene.

4.3 Sensors kvalifikasjoner
Sensorer i kurs på bachelor- og masternivå må ha utdanning minst tilsvarende mastergrad innen fagområdet. Sensorer i kurs på ph.d. nivå må selv ha ph.d.-/doktorgrad eller tilsvarende kompetanse som kvalifiserer for fast vitenskapelig stilling innen fagområdet.

4.4 Oppnevning av eksterne sensorer
Instituttene har ansvar for til enhver tid å ha oversikt over eksisterende og potensielle eksterne sensorer for de kursene som instituttene tilbyr.

Instituttene har ansvar for å anmode om oppnevning av eksterne sensorer. På bakgrunn av anmodningen vil det bli laget intensjonsavtaler med sensorer.

Prorektor for utdanning har ansvaret for å kvalitetssikre oversikten over tilgjengelige sensorer.

4.5 Tildeling av sensorer

Instituttene skal informere Seksjon for eksamen om hvilke sensorer som skal delta i ordinær- og klagesensur, og dette må skje senest to uker før eksamensdatoen i de aktuelle kursene. Ved klagesensur benyttes en annen kommisjon enn den opprinnelige.

Det er viktig at instituttene på forhånd informerer sensorer om aktuelle oppdrag og frister, for eksempel sensurfrister og frist for å gi begrunnelse.

Alle sensorer skal gjøre seg kjent med

  • forskrift om fulltidsstudiene ved NHH
  • utfyllende bestemmelser til denne
  • retningslinjer for kvalitetssikring av eksamen og sensur ved NHH

5. RUTINER FOR SENSUR

5.1 Retningslinjer for fastsettelse av karakter

Sensorene skal utføre sensurarbeidet uavhengig av hverandre og fastsette karakteren i fellesskap.

Når ekstern sensor benyttes til å vurdere eksamensbesvarelser og ekstern og intern sensor ikke blir enige om vurderingen av en besvarelse, trekkes programleder inn. Sammen skal gruppen vurdere om sensuren er gjort i samsvar med fastsatte retningslinjer og prinsipper. Videre skal de fastsette en omforent karakter på besvarelsen. Ved uenighet fastsetter programleder karakteren.

5.2 Praktiske forhold

Begge sensorene har ansvaret for at eksamensbesvarelsene blir sensurert og for at sensur blir registrert i det digitale eksamenssystemet innen fastsatt frist. Frister for kunngjøring av ordinær sensur er som hovedregel, tre uker fra eksamensdato. Dette er regulert av Lov om universiteter og høyskoler. Det er svært viktig at fristen overholdes.

Det er kun Styret ved NHH som kan gi dispensasjon fra sensurfristen.

Dersom sensur blir forsinket på grunn av sykdom eller andre uforutsette forhold, skal Seksjon for eksamen orienteres om dette umiddelbart for å kunne informere studentene.

Når sensuren foreligger, skal den registreres i det digitale eksamenssystemet både av intern og ekstern sensor.

For papirbaserte eksamener skal intern sensor beholde de originale eksamensbesvarelsene for å kunne gi begrunnelse på eksamensresultat etter forespørsel fra studenten. Intern sensor må returnere originalbesvarelsene til Seksjon for eksamen umiddelbart etter begrunnelsesperioden. Seksjon for eksamen er lovpålagt å arkivere eksamensbesvarelsene.

Ved klagesensur skal sensuren registreres på papirprotokoll, signeres av begge sensorer og returneres til Seksjon for eksamen innen fastsatt frist.

Alle som har hånd om eksamensoppgaver og eksamensbesvarelser, er ansvarlige for forsvarlig lagring og forsendelse.

5.3 Taushetsplikt

Sensor er underlagt taushetsplikt etter Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 13. Diskusjoner som foregår i en sensorgruppe må betraktes som konfidensielle. Dersom en student sender forespørsel om begrunnelse på eksamensresultatet, skal begrunnelsen gis på karakteren sensorene er blitt enige om.

Sensorer som gir begrunnelse har ikke adgang til å opplyse om egne og andres vurderinger som avvek fra den endelige karakteren. Kommunikasjon mellom sensor og kandidat i forbindelse med begrunnelsen gir ikke anledning til diskusjon om og revurdering av karakter. Kandidater som ikke aksepterer begrunnelsen og den gitte karakter, kan klage på karakteren og be om ny sensur.

Ved skriftlige eksamener kunngjøres sensors navn normalt først etter at sensuren har falt.

6. HABILITET

6.1 Vurdering av habilitet

En fagperson vil være å anse som inhabil dersom det er en relasjon mellom fagperson og student slik det framgår av Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 6 (habilitetskrav):

«En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

a)

når han selv er part i saken;

 

b)

når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;

 

c)

når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller
fosterbarn til en part;

                (…)

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til.

                (…)»

Inhabiliteten gjelder både med hensyn på sensur («treffe avgjørelse»), retting av oppgaver som danner grunnlag for kursgodkjenning («treffe avgjørelse») og utarbeidelse av eksamensoppgaver («tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse»).  

Også andre forhold/relasjoner enn ovennevnte (eksempelvis nært vennskap, kollegiale forbindelser etc.) kan danne grunnlag for inhabilitet. Dette vil fagpersonen selv, evt. i samråd med instituttleder, måtte vurdere, jf. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 8 (avgjørelse av habilitetsspørsmålet):

Tjenestemannen avgjør selv om han er ugild. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller tjenestemannen ellers selv finner grunn til det, skal han forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnede til avgjørelse. (…)

Fagpersonen selv er pliktig til å melde fra til instituttleder dersom det foreligger en mulighet for inhabilitet i forhold til en student.

7. RUTINER VED MISTANKE OM FUSK/FORSØK PÅ FUSK

Dersom det under sensurering oppstår mistanke om fusk/forsøk på fusk, skal sensorene straks melde fra om dette til Seksjon for eksamen.

Studieadministrativ avdeling vurderer på bakgrunn av sensorenes beskrivelse av funn i besvarelsene, om det er grunnlag for å reise sak om fusk. Det er i så fall Studieadministrativ avdeling som orienterer studenten(e), utreder saken og oversender saken til høyskolens klagenemnd for behandling.

Sensor må levere en skriftlig redegjørelse om hva mistanken om fusk/forsøk på fusk grunner i.

Sensor kan i hvert enkelt tilfelle vurdere om en eksamensbesvarelse kan sensureres på vanlig måte, eller om en eventuell sensur må vente til etter klagenemndas behandling av saken. Dersom besvarelsen sensureres på vanlig måte, holdes karakteren normalt tilbake og opplyses ikke for kandidaten. Adgangen til annullering av resultatet foreldes uansett ikke, jf. Lov om universiteter og høyskoler § 4-7. Klagenemnden kan dermed annullere resultatet uavhengig av om dette allerede er opplyst for kandidaten.