– Sannsynlig at effektiviteten vil kunne falle med hjemmekontor
Avdelingsleder i DNB frykter at for mye hjemmekontor kan gå utover ansattes motivasjon. Det beste er en kombinasjon av fysiske og digitale møteplasser, mener NHH-stipendiat.
Hjemmekontor etter vaksinen? Tja takk
Å kombinere hjemmekontor og oppmøte på jobben kan fungere bra og være effektivt. Men teamets oppgaver er avgjørende for hvor vi bør møtes, skriver Bård Fyhn i BT.
Når siste vaksine er satt, er ikke arbeidslivet som det var. Jeg som er grundig lei hjemmekontor og gleder meg til å sitte i kø på Danmarks plass igjen, og du som foretrekker laptop og pysj foran peisen – vi skal finne ut hvordan vi skal samarbeide best mulig.
Vi bør begynne å forberede oss på den nye arbeidshverdagen allerede nå.
Vi setter sammen team med mål om å oppnå mer enn vi ville gjort med individuelt arbeid. Men måten vi har jobbet sammen i team det siste året, er ikke styrt av hva som gir best samarbeid eller mest effektiv ressursutnyttelse.
Samarbeidsformene våre har blitt offer for føringer utenfor vår kontroll. Smittetrykk, R-tallet og Bents tøffe omsorg for oss.
Mang et team ble tatt på sengen i mars da hjemmekontor brått ble en realitet. For enkelte ble nettopp sengen det nye kontoret. Siden har mange av oss primært jobbet sammen over digitale flater. Det har brakt med seg både kommunikasjonsutfordringer og effektivitetsfordeler.
Noen argumenterer for at det er fremtiden. Andre vil tilbake på kontoret snarest mulig. Andre igjen tar til orde for hybride løsninger – ja takk, begge deler.
Når Erna låser opp kontordøren vår igjen, hvem sine preferanser skal være styrende – for teamets og organisasjonens beste? Det valget bør ledere ta basert på de erfaringer vi har gjort i hjemmekontoræraen.
Her er fire lærdommer fra livet på hjemmekontorene
En av de vi intervjuet om hverdagen på hjemmekontoret, var blitt medlem av 32 ulike «teams», med en jungel av mapper, filer og chat-tråder. Til slutt måtte kollegene sende epost. Hjemmekontor krever styring og ledelse.
Relasjoner i team er avgjørende for effektivt samarbeid. Det bygger psykologisk trygghet slik at alle i teamet føler seg fri til å bidra fullt ut. Fysisk avstand kan true den relasjonelle nærheten.
Vi gjør avklaringer med dem vi er mest trygge på, og snakker desto mindre med dem vi allerede snakker minst med, viser en masteroppgave ved NHH fra koronatiden. Slik kan svake relasjoner i teamet svekkes ytterligere som følge av digitalt samarbeid, og styrken ved teamarbeid forsvinner.
Men digitalt samarbeid er ikke ensbetydende med svakere relasjoner. Daglige kaffeprater til faste klokkeslett har vist seg å delvis kompensere for praten rundt kaffemaskinen. Hyppige møter og tett samarbeid er avgjørende for at alle føler seg inkluderte.
Slipp de ansatte fri
Hvorfor outsourcer selskaper enkelt en rekke arbeidsoppgaver utenbys, men tvinger sine egne ansatte til å møte opp på kontoret hver dag, spør Christian Braathen i DN.
Flere opplevde i begynnelsen av koronaperioden at de faktisk ble bedre kjent med enkelte i teamet ved at de kom «inn» i stuene til hverandre – hvert fall frem til man lærte å legge på bakgrunnsfilter.
Forskning viser også at team som regelmessig møtes fysisk, i større grad greier å opprettholde den psykologiske tryggheten gjennom perioder uten slike møtepunkt.
Dette viser seg ekstra viktig i arbeid med oppgaver som krever høy grad av gjensidig avhengighet og felles mentale modeller.
Dopapir og bedrevitere
Hamstredebatten er som hyttedebatten. Høyden på dopapirstabelen sier lite om hvem du er, skriver Bård Fyhn.
Vi må være forberedet på mer fleksitid i arbeidslivet som følge av pandemien, ifølge en rapport fra CEMS. Når vi nå har vist at vi kan gjøre jobben hjemmefra, kan arbeidsgiver forvente at vi skal komme tilbake til kontorene igjen?
Forventningen om fleksibilitet slipper vi ikke nødvendigvis når smittefaren er over. Fleksibilitet forventes andre veien også. Flere bedrifter har åpne kontorlandskap. Ett argument for dette er sparte ressurser, da alle ansatte ikke er til stede samtidig. Ved å forvente fleksibilitet fra sine ansatte kan bedrifter spare penger, slik mange nå har gjort fordi arbeidet skjer hjemmefra.
For mye av en god ting blir sjelden godt. Å ikke ha en fast kontorplass å komme til om morgenen, var upopulært hos mange, også før smittehensyn var på agendaen. Vi liker en viss stabilitet.
Holdningene våre til hjemmekontor har variert gjennom det siste året, i takt med hvor lenge vi er forespeilet at det skal vare. Vi liker forutsigbarhet.
Om jeg velger det som passer meg og du velger det som passer deg – hvem skal velge det som passer teamet? Om alt skal være greit, blir ingenting greit. Vi trenger en dose tydelighet.
I min sammenfatning av forskningslitteraturen på psykologisk trygghet i digitalt teamarbeid finner jeg at en kombinasjon av digitale og fysiske møter er bra for både tryggheten og effektiviteten til teamet. Men hva betyr egentlig det? Skal jeg velge selv når jeg vil dra på jobb?
Medbestemmelse står sterkt i norsk arbeidskultur. Med god grunn. Moderne ledelsesteorier kan oppsummeres med at de skal bygge eierskapsfølelse blant medarbeidere. Slikt blir det trivsel og resultater av.
Men selv om koronaen har lært oss at ingenting er sikkert, er noe sikkert: Teamarbeid uten samarbeid er ikke veldig effektivt. Det fordrer en vi-tanke mer enn en jeg-tanke. Ellers får vi aldri utnyttet den kapasiteten som ligger i teamet.
Refrenget i statsministerens nyttårstale var at «snart kommer vår dag». Det kommer en tid der toåringen i huset kan synge om Klatremus igjen, og ikke om karantene og kohorter. Den dagen er riktignok ikke her enda.
Men det det er tid for, er å forberede oss best mulig på det som ligger foran oss. For alt blir ikke som før.
Selv om det åpne kontorlandskapet kanskje ikke burde være riktig så åpent, er tanken om at ikke alle skal binde seg til faste kontorplasser, fortsatt aktuell. Selv om enkelte av oss blir uvel av tanken på hjemmekontor, kan det hende vi fortsatt blir hjemmeværende i perioder.
I den første perioden av hjemmekontortilværelsen hadde et fåtall av ledere fokus på teamsamarbeid. Nå bør ledere forberede seg på det plausible scenarioet at ikke alle er klare for å komme på jobb samtidig, og samle teamet sitt om hvilke erfaringer fra hjemmekontoræraen en vil bygge videre på.
Å kombinere hjemmekontor og oppmøte på jobben vil både kunne fungere bra og være effektivt. Men det fordrer at oppgavene en står overfor, er avgjørende for valg av samarbeidsform og at en har en felles forståelse av dette i teamet. Samtidig bør en være bevisst at fleksibilitet ikke er svaret på alt, og at team også trenger stabilitet og forutsigbarhet.
Tre tips til psykologisk trygghet
– Tenk deg å komme inn i et møterom og umiddelbart kjenne på usikkerhet når du ser hvem som er der. Denne psykologiske utryggheten er direkte hemmende, sier NHH-stipendiat Bård Fyhn, som i år konkurrerer i Forsker Grand Prix.
Hvis man venter til siste vaksinesprøyte er satt før man planlegger hvordan teamsamarbeidet skal fungere, blir overgangen til den nye normalen like brå som en viss marsdag i 2020.
Kronikken var først publisert i Bergens Tidende 23. januar 2021.