– Sannsynlig at effektiviteten vil kunne falle med hjemmekontor

Bilde av Bård Fyhn og kvinne som jobber fra hjemmekontor.
TEAMARBEID UNDER KORONAPANDEMIEN: Tryggheten blant enkelte team falt betydelig da Norge stengte ned i mars, viser pågående doktorgradsoppgave fra NHH. – Jeg anbefaler ledere mer enn noen gang å fokusere på å vise at du ser den enkelte og bryr deg – ikke bare anta at dine medarbeidere vet det, sier stipendiat Bård Fyhn. Foto: Hallvard Lyssand, NHH/ Pexels v. Vlada Karpovich
NHH Av Ingrid Aarseth Johannessen

4. januar 2021 13:40

– Sannsynlig at effektiviteten vil kunne falle med hjemmekontor

Avdelingsleder i DNB frykter at for mye hjemmekontor kan gå utover ansattes motivasjon. Det beste er en kombinasjon av fysiske og digitale møteplasser, mener NHH-stipendiat.

Erik Lossius
– Hjemmekontor fungerer godt for en begrenset periode, men erfaringen er at de aller fleste ønsker seg tilbake på jobb etter en tid og at motivasjonen fort kan avta, sier avdelingsleder Erik Lossius i DNB Vestlandet. Foto: DNB

– Paradoksalt nok har teamet prestert veldig godt i hele koronaperioden, til dels godt hjulpet av høyt aktivitetsnivå i de bransjene vi jobber med. Over tid er det sannsynlig at effektiviteten vil kunne falle. Hjemmekontor fungerer godt for en begrenset periode, men erfaringen er at de aller fleste ønsker seg tilbake på jobb etter en tid og at motivasjonen fort kan avta. 

Det sier Erik Lossius som er avdelingsleder for storkunder i Corporate Banking i DNB Vestlandet. I DNB leder Lossius ett team på ti personer innen bedriftsmarked. 

DNB-konsernet har jobbet med psykologisk trygghet siden selskapet introduserte den nye strategien 4theFuture i 2017. Lossius forteller at teamet han leder har fått bedre samspill internt etter at de innførte psykologisk trygghet, noe som også slår ut i resultatene. 

Psykologisk trygghet handler om at man føler seg fri til å dele sine ideer, bekymringer og spørsmål. Begrepet eller verktøyet, er mye brukt innen forskning på team- og ledelse, samt av bedrifter og organisasjoner verden over som ønsker mer effektive team.  

Les også:

– Agilitet fremmer innovasjon og styrker konkurransekraften

Ambisjonen om å utvikle agilt lederskap går på tvers av alle bransjer. Selskaper vil jobbe mer smidig og hurtig, tettere opp mot kundene. – Lykkes de med dette, kan det gi innovasjon, sier Synnøve Nesse fra AFF.

– Vis at du bryr deg

Stipendiat Bård Fyhn ved Norges Handelshøyskole forsker på hvordan psykologisk trygghet utvikles i team. I januar i fjor holdt han én sesjon om temaet for avdelingen til Erik Lossius i DNB Vestlandet. Fyhn er imponert over innsatsen de har lagt ned for å bygge trygge og effektive team.

Fyhn påpeker at koronakrisen, med økt digital kommunikasjon og hjemmekontor, skaper ekstra utfordringer for ledere og teamarbeid.

– Jeg anbefaler ledere mer enn noen gang å fokusere på å vise at du ser den enkelte og bryr deg – ikke bare anta at dine medarbeidere vet det. Med mindre fysiske nærhet kan vi også miste noe av den relasjonelle nærheten. Vi har grunnleggende behov for å bli sett og anerkjent. Det er ekstremt viktig for å fungere godt i jobb. Praten rundt kaffemaskinen skal ikke undervurderes, forteller Fyhn.

Les mer om Bård Fyhns forskning i Finansavisen (22.12.20)

Det å se den enkelte, er også noe som opptar Lossius i DNB. Han forteller at de 1300 ansatte i DNB Bergen i stor grad har hatt hjemmekontor siden Norge stengte ned i mars. I de nye smitteverntiltakene som gjelder fra mandag 4. januar til 18. januar, anbefaler regjeringen hjemmekontor for alle som har mulighet til det. 

–  Hjemmekontor skaper automatisk større avstand, ikke bare fysisk, men også kommunikasjonsmessig. Da blir det enda viktigere å legge til rette for møteplasser og kommunikasjonsformer som sikrer godt samspill og involvering. Motivasjon og informasjonsdeling blir mer krevende. Det blir ekstra viktig at alle føler at de blir sett og at de bidrar, sier Lossius.

Les også:

Rune Bjerke til NHH: – Kriser skaper endringsvilje

Rune Bjerke er NHHs første Adjunct Executive in Residence. Han er også årets foreleser av Lehmkuhlforelesningen. Koronakrisen gjør alt mer krevende for ledere, men kriser skaper mer endringsvillige medarbeidere, sier Bjerke.

Bård Fyhns tre tips til hvordan skape gode teams digitalt

  1. Noen liker skjerm, andre frykter det. Sørg for at alle er med på det som skjer og ikke ligger forlatt i et bortgjømt breakout-room på Zoom. Og for all del unngå «Hva! Vet du ikke hvordan du gjør det?»-holdninger.
  2. Lag en teamkontrakt. La alle få være med å sette ord på hvordan de foretrekker å jobbe nå som rammevilkårene er endret. Eierskapsfølelse er avgjørende for effektivt samarbeid.
  3. Kombiner fysiske og digitale møter, så langt det lar seg gjøre med hensyn til smittevern. Team som regelmessig møtes fysisk viser seg i større grad å opprettholde den psykologiske tryggheten gjennom perioder uten slike møtepunkt.

Hold teamet samlet

I sin doktorgradsoppgave har Fyhn fulgt team i næringsliv, det offentlige og blant studenter. Foreløpige resultater viser at tryggheten blant enkelte team falt betydelig da Norge stengte ned i mars og rutinene brått ble endret. I løpet av de påfølgende månedene fikk disse teamene tilbake tryggheten de hadde før pandemien.

– Det som bidro til økt trygghet var opplevelsen av at de stod sammen som et team i en usikker tid, og hadde hyppige møter med tett samarbeid for å håndtere utfordringene de stod overfor. Flere opplevde å faktisk bli bedre kjent ved å komme inn i stuene til hverandre, om enn via skjerm, sier stipendiaten. 

En ny masteroppgave fra NHH, som Fyhn veiledet, viser også betydningen av det sosiale for å skape trygge team. Studentene Ida Munch Aanonsen og Kristoffer Fure har i sin oppgave fulgt tre team hos en stor finansiell bedrift under koronapandemien.

– Oppgaven viser at så lenge teamene jobbet tett og hadde hyppige møter, håndterte teamene overgangen til digitalt samarbeid bra. I perioder der det ble jobbet med rutinearbeid som krevde lite samarbeid, falt tryggheten og teamfølelsen i takt med den sosiale interaksjonen.

Fyhn påpeker at svake relasjoner mellom teammedlemmer kan bli forsterket på hjemmekontor, ettersom det blir lettere å kun gjøre avklaringer med de man kjenner best og er mest trygg på.

– Det fører til at man snakker enda mindre med de man allerede har minst kontakt med i teamet. Fra mine egne studier ser jeg også at subgrupper [grupper i grupper, red.anm.] kan være svært ødeleggende for teamets samlede trygghet og hvor effektive de er.  

Les også:

Slik leder du best små og mellomstore bedrifter

Særlig under kriser bør ledere mestre dobbeltheten av sette klare rammer og å vise hensyn, forteller NHH-forsker.

Hjemmekontor ikke den nye normalen  

Flere store internasjonale selskaper, som Facebook, har gått inn for at deler eller alle ansatte kan jobbe fra hjemmekontor permanent. Lossius forteller at DNB Vestlandet foretrekker – når det ikke er en verdensomspennende pandemi – å ha sine ansatte på kontoret.  

– Koronapandemien har gitt et solid løft i kompetanse på bruk av digitale hjelpemidler, og vi har lært at vi kan ha flere digitale møter og reise mindre. Velfungerende løsninger for hjemmekontor kan gi økt fleksibilitet med hensyn på arbeidsform, men hovedbasen kommer fortsatt til å være på jobb.

Det beste er en kombinasjon av fysiske og digitale møteplasser, mener NHH-stipendiaten.

 – I min sammenfatning av litteraturen finner jeg at det er hensiktsmessig å kombinere digitalt arbeid med ansikt-til-ansikt-møter – for både tryggheten og effektiviteten til teamet. Nyere studier tyder på at vi fremdeles foretrekker å møtes fysisk, særlig fordi det øker trivselen på jobb.