Norsk epost - direkte og nedlatende

Kronikk

30. november 2015 15:51

(oppdatert: 13. april 2016 15:55)

Norsk epost - direkte og nedlatende

Manglende kommunikasjonsferdigheter på engelsk bidrar til misforståelser, konflikter og dårlig samarbeid, skriver stipendiat Annelise Ly

For en del år tilbake leste jeg en bok som heter «Typisk norsk å være uhøflig?» der 15 utlendinger som bodde i Norge fortalte om den norske høfligheten sett gjennom andres kulturelle briller. Som tittelen tyder på kan nordmenn bli oppfattet som uhøflige når man ikke forstår deres høflighetsnormer og deres måte å kommunisere på.

I min forskning viser jeg at å ha gode kommunikasjonsferdigheter er essensielt når man jobber mot utenlandske kollegaer, og at manglende kommunikasjonsferdigheter faktisk er viktigere enn kulturforskjeller på arbeidsplassen. Jeg ser spesielt på måten nordmenn skriver epost på engelsk og hvordan disse epostene er oppfattet. Gjennom analyser av 180 e-poster og intervju med kinesiske og norske ansatte som jobber tett sammen, har jeg funnet ut at nordmenn har dårlige kommunikasjonsferdigheter når de skriver på engelsk. Hovedproblemet er at de er for direkte og at de kan oppfattes som uhøflige.

Mange firmaer bruker engelsk som arbeidsspråk og ledelsen tar for gitt at alle ansatte mestrer det. Nordmenn blir mye eksponert for engelsk og klarer seg bra i en dagligdags samtale, men i jobbsammenheng har de en tendens å overvurdere sine språkferdigheter.

De sliter med en del nyanser for å uttrykke seg skikkelig. Dette handler ikke om å skrive grammatisk korrekt, men om å kommunisere på en måte som ikke fornærmer mottageren. Det kan være vanskelig å huske på når man skrive epost i et språk som man ikke mestrer like godt som sitt morsmål.

Nordmenn liker å beskrive seg som direkte og i Norge er det oppfattet som svært positivt fordi man da blir sett på som ærlig. Når man skal skrive en epost på engelsk i jobbsammenheng går det stort sett greit å si ting rett ut når man skal spørre om en rutinesak, som for eksempel «Can you send me the report?».

Men hva skjer når man skal kritisere eller når man er uenig? Når man er for direkte og i tillegg mangler en del nyanser i engelsk, så kan det føre til e-poster som dette: «I found that some of the data must be incorrect". I min studie reagerte mine informanter på bruk av ordet «incorrect»: det ble tolket som uvennlig og nedlatende.

Årsaken er at avsenderen her antyder at mottageren tar feil og at han vet bedre. Konsekvensen var at de var lite villige til å samarbeide noe mer med avsenderen. De likte det derimot bedre når kritikken var uttrykt på en mer indirekte måte.

Som i dette eksempelet der avsenderen peker på forskjell i resultatene og ba mottageren om å sjekke: «Your figures are different from what I have here, could you please check?».

Også når det kommer til høflighetsfraser kan nordmenn bli flinkere. Utenom «takk» bruker nordmenn ikke spesielt mange høflighetsfraser når de snakker engelsk. På norsk er man gjerne mindre formell og dermed ikke så glad i "pynteord" for å være høflig. Det er lett å glemme en «please» når man skriver en forretnings-epost på engelsk til en utenlandsk kollega, for det er ikke ofte vi bruker «vær så snill» når vi kommuniserer på norsk.

Å innlede med «Dear» i e-poster oppfattes også som for stivt for noen nordmenn. På norsk skriver man kun til sin kjære mor, ikke til sine kjære forretningspartnere.

I Norge er det nok med å bruke «hei» for å hilse. Problemet oppstår når «hei» blir oversatt til «hi» på engelsk, som kun bør brukes til familie og venner. For det betyr egentlig «halloen» eller «hallaisen» og hører dermed ikke hjemme i en forretnings-epost. Mangel på høflighetsfraser samt at man er for direkte kan tolkes som at man er uvennlig, uhøflig og uprofesjonell og kan dermed skade forretningsforholdet.

Så hva er lærdommen av dette: neste gang du sender en epost til en utenlandsk mottager, spør deg selv: er jeg for direkte? Er jeg høflig nok? Klarer jeg å få frem poenget mitt uten å fornærme?

Artikkelen var på trykk i Dagens Næringsliv 28. november.