Digitalt samarbeid: Hvordan fasilitere for godt samarbeid ved bruk av IKT?
I denne masterutredningen har vi sett på hvordan et IT-konsulentfirma bruker IKT for å samarbeide i tradisjonelle- og virtuelle team, samt på tvers av bedriften. Prosessen vi har avdekket har vi valgt å kalle ”digital samarbeid”.
Av Andreas Evensen og Øyvind Grimsgaard
Ved å se på organisatoriske-, team- og individuelle faktorer har vi avdekket en del forhold som legger til rette for et godt digitalt samarbeid.
Vi ser at betydningen av å avklare forventninger i et samarbeid er stor. Dette kan teamet gjøre gjennom å lage en handlingsplan og en samhandlingsplan. Tillit er av betydning for å lykkes med å samarbeide, uavhengig av graden av virtualitet. Når det kommer til å bruke IKT aktivt i samarbeid, er det ulike preferanser for hvor aktivt og hvilke verktøy den enkelte ønsker å bruke. Å standardisere dette i organisasjonen virker å bidra til økt kunnskapsdeling, organisasjonslæring og redusere prosesstap. I tillegg er korrekt bruk av IKT, og det å ha ansvarspersoner for å påse dette, av betydning for oppnådd effekt.
Et av hovedfunnene i denne studien er hvordan møtestrukturen påvirker den opplevde effektiviteten av møtet. Det er lett for at møtedeltakere blir isolert dersom det er en stor ulikhet på størrelsen på gruppene som er koblet opp i et virtuelt møte. Vi lanserer begrepet møtetyngdepunkt, som vi definerer det abstrakte området hvor fokuset til møtedeltakerne i all hovedsak blir dratt imot. Dersom dette punktet eksisterer lokalt hos en av gruppene, vil de andre deltakerne som er koblet opp til møte oppleve større grad av isolasjon, noe som igjen har en negativ effekt på opplevd effektivitet av møtet.
Det vi har sett, er at utfordringene knyttet til digitalt samarbeid kan overvinnes i stor grad gjennom fokus på relasjonsbygging mellom teammedlemmene. En viktig mekanisme her, er oppstartsmøter hvor forventningsavklaringer i teamet blir gjennomgått. Er det en ting man skal ta med seg videre fra denne oppgaven, er det at digitalt samarbeid ikke bare handler om å innføre IKT-verktøy, men også korrekt bruk.