Nytten av prosesstenking og prosessledelse i arbeidslivet

16. august 2016 20:46

(oppdatert: 16. august 2016 20:57)

Nytten av prosesstenking og prosessledelse i arbeidslivet

Hva er nytten av prosesstenking og prosessledelse i arbeidslivet? Hans-Christian Grung-Olsen, masterkandidat fra NHH, blogger om sine erfaringer med prosessledelse og hvordan han har kunnet dra nytte av sine kunnskaper i prosessledelse i arbeidslivet.

av Hans-Christian Grung-Olsen

Nytten av prosesstenking og –ledelse i arbeidslivet

Er prosess og BPM nyttig? Fra meg får det et rungende ja som svar. På mange måter er disse tingene et slags studium av hvordan arbeid fungerer og skaper verdi, og en mer «ingeniør-aktig» tilnærming til ledelse. Det involverer filosofi og verktøy som lar en designe for de resultatene en ønsker.

Egen interesse

Under studiene gikk jeg ved starten av hvert semester på forelesninger i flere fag for å danne meg et inntrykk av faget og foreleser. Slik havnet jeg i faget til Jon Iden, Prosess- og kvalitetsledelse. Det har jeg ikke angret på! Her kom et fag som etter min mening binder en rekke andre fag sammen og forklarer hvordan en virksomhet fungerer på tvers. Hemmeligheten var fokuset på prosess. Jon forklarte med stor innlevelse og engasjement problemene som skapes ved at de fleste virksomheter nesten utelukkende fokuserer på avdelinger og ikke kan noe om prosesser. Jeg forstod konseptet og var solgt!

Da tiden kom for masteroppgave var det liten tvil om at prosessledelse måtte inngå. Fokuset ble å studere sammenhengen mellom prosessledelse og innovasjon.

Min første arbeidsgiver, Tore Rasmussen i Qualisoft, var gjesteforeleser i faget Prosess- og kvalitetsledelse. Der demonstrerte han hvordan de arbeidet med prosesskartlegging, -forbedring og virksomhetsarkitektur ved bruk av virksomhetsarkitekturverktøyet QualiWare. Det traff meg midt i blinken og jeg var så heldig å få jobb av ham. Gjennom arbeidet i Qualisoft arbeidet jeg mye med kvalitet- og styringssystemer, basert på forretnings-/ prosessarkitektur. I dag er prosess et sentralt arbeidsverktøy og tankesett for meg i Capgemini.

Nytten av kompetanse om prosesstenking og –ledelse i jobbsammenheng

Prosesskartlegging brukes når en trenger detaljert innsikt og oversikt i arbeid, og kan på sett og vis ses på som å lage en detaljert prosjektplan for vanlig arbeid. Hvis en for vellykkede prosjekter trenger en tydelig og god spesifisering av oppgaver og ansvar, hvorfor skulle en ikke også trenge det for vanlig arbeid? De som fremdeles tviler på behovet for prosesskartlegging sier ofte ting som; «folk skal jo kunne jobben sin», og «en kan jo ikke standardisere alt». Men når nøkkelpersoner plutselig slutter eller blir syke så ser en fort hvor sårbar en slik tilnærming er.

En ting er å arbeide med kartlegging- og forbedring av enkeltprosesser, men de store gevinstene ligger i prosessorientering av hele virksomheten. Et nøkkelartefakt som da må etableres er en forretnings-/prosessarkitektur. Dette er spennende arbeid der en sentral utfordring ligger i å skape en helhetlig og integrert modell av hvordan alle prosesser henger sammen og gjør at virksomheten fungerer. Nytten av prosesstenking, -ledelse og –arkitektur er da å kunne svare veldig konkret på hvordan virksomheten skaper verdi; hvilke grensesnitt har avdelinger til hverandre, hvem gjør hva, hvilke føringer gjelder for hvilke oppgaver, hvordan en er i samsvar med krav og regler, hvem utveksler informasjon og del-fabrikata med hverandre, hvilke verktøy og IT-systemer understøtter hvilket arbeid, med mer. Kan ledere og ansatte svare på slikt er veien kort til store forbedringer i operasjonalisering av strategi, endringsprosjekter, samsvar, effektivitet, automatisering, kundetilfredshet, og gode kravspesifikasjoner til IT-systemer.

I en verden med stadig mer endring og rask teknologisk utvikling blir endringsevne stadig viktigere. En etablert og vedlikeholdt prosessorientert forretningsarkitektur er kilden til en transparent plattform for ledelse, styring, endring og innovasjon der alle kan dele kunnskap og forbedringsforslag.

Avslutningsvis vil jeg understreke hvor universalt nyttig prosess er. En trenger ikke være konsulent for å dra nytte av prosess. Uavhengig av hvilket fag en arbeider med vil det alltid involvere aktiviteter i en eller annen rekkefølge, med en eller annen ansvarsfordeling, som får input fra ulike kilder, leverer output til en eller flere kunder, og må overholde noen regler og krav. Dette er sant på tvers av alle faglige funksjoner og markeder / industrier. Følgelig er et minimum av prosesskunnskap nyttig for alle!

TILBAKE TIL BLOGGEN