Reiser og utlegg

Reiser og utlegg

Informasjon om bestilling av reise, reiseforskudd, kredittkort og refusjon av utlegg.

Alle ansatte som reiser må følge høyskolens avtaler og Statens reiseregulativ. Du som ansatt, plikter å sette deg inn i Statens reiseregulativ og de bestemmelsene som gjelder for høyskolens reisevirksomhet. Husk også at alle reiser og utlegg skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder.

Du dekker selv utgifter og reiser i regi av NHH. Utgiftene dine blir refundert når du registrerer skjema for reiser og utlegg. Du kan også søke om forskudd for å slippe å legge ut for reisen selv.

Vi anbefaler at alle ansatte skaffer seg kredittkort for betaling av reiser og andre utlegg.

Mer detaljert informasjon finner du i menyen under:

  • Bestilling av reise

    Bestilling av reise

    Informasjon om hvordan du bestiller reise finner du her.

    NHH har avtale med reisebyrået Berg-Hansen om levering av reisebyråtjenester. Alle ansatte ved NHH som reiser i jobbsammenheng, bør opprette profil hos Berg-Hansen slik at den er på plass når man har behov for å bestille en reise. Du kan enkelt bestille reise ved å logge deg på Berg-Hansen hjemmeside eller på telefon 08050 Uavhengig om reisen bestilles online eller på telefon, knyttes alle reiser opp til din profil.

    Du kan også bestille reise utenom Berg-Hansen, men husk at hovedregelen ved reisebestilling er å planlegge sin reise slik at totalkostnadene blir holdt lavest mulig. Husk også at alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder.

    For bestilling av kun hotelltjenester for NHHs gjester, konferansedeltagere o.l., anbefaler vi at du kontakter hotellet direkte. see kurs-og konferanselokaler i Oslo-området og i Bergensområdet under HOTELL, REISER OG MAT. 

     Husk å referere til avtalen for Universiteter og Høyskoler i Norge (UH-avtalen) ved bestilling.

    KONTAKT Berg-Hansen

    TELEFON: (+47 22 0) 08050

    "Min Profil" hos Berg Hansen

  • Reiseforskudd

    Reiseforskudd

    Søk om reiseforskudd før reisen slik at du slipper å legge ut for reisen selv.

    For å søke om reiseforskudd, fyller du ut skjema for forskuddsbetaling. På skjemaet oppgir du  hva forskuddet skal dekke og tidsrommet for reisen. Skjemaet skal anvises av den som har anvisningsmyndighet ved ditt institutt eller avdeling, og sendes til Seksjon for økonomi ved Natalia Wold i god tid før reisen.

    Så snart reisen er gjort må du levere inn reiseregning, og dine faktiske utlegg vil bli avregnet mot forskuddet. Dersom utlegget er større enn forskuddet du fikk, vil du få differansen til gode. Hvis utlegget er mindre enn forskuddet, vil du bli trukket ved neste lønnskjøring.

    Reiseforskudd skal gjøres opp senest én måned etter reisens slutt. Hvis du ikke overholder denne fristen, vil forskuddet kunne bli trukket fra din neste lønn. Reisen du har fått forskudd på må gjøres opp før du kan søke om et nytt reiseforskudd.

    Hvis du har spørsmål, ta kontakt med Seksjon for økonomi ved Natalia Wold.

    Skjema for forskuddsbetaling (PDF 0.1mb)

  • Kredittkort

    Kredittkort

    Bruk gjerne kredittkort for utlegg og reiseutgifter.

    Du kan benytte kredittkort for bestilling og betaling av reiser og andre utlegg for NHH. Bruk av kredittkort forenkler refusjonsoppgjøret betydelig, og vi oppfordrer deg som ansatt til å bruke kredittkort når du har utlegg for NHH.

    EUROCARD

    NHH har avtale med Eurocard, og vi oppfordrer ansatte til å søke om kredittkortet Eurocard Gold. Send søknaden din om kredittkort til kortselskapet som så vil behandle den enkelte søknad individuelt med kredittvurdering av søkerne på vanlig måte. 

    Eurocard er tilknyttet MasterCard-betalingsnettverket med nærmere 37 millioner brukersteder. Kortet kan dermed i praksis benyttes alle steder som tar kort.

    BOOK NOW PAY LATER (BNPL)

    NHH kan spare store beløp hvis ansatte bestiller flyreisen tidlig. SAS og Norwegian bekrefter at man kan spare minst 30% hvis flybillett bestilles mer enn 30 dager før avreise.

    Reisestatistikken for NHH viser at vi har mye å hente på å bestille flyreiser tidligere. Avreisetidspunktet på billetten avgjør hvorvidt funksjonaliteten slår inn eller ei. Med BNPL holdes transaksjonen igjen og faktureres på avreisedato – senest innen 6. mnd. Flyreise blir med dette fakturert etter avreisedato, slik at reiseregning og oppgjør blir gjort før forfall. 

    Ved innføringen av denne tjenesten vil behov for forskudd bli mindre. Transaksjonskostnadene knyttet til reiseadministrasjon reduseres. Avtalen gjelder for de kort som ansatte har bestilt gjennom avtalen NHH har med Eurocard. 

    Flyreiser skal normalt bestilles gjennom portalen hos reisebyrået. Ditt kredittkort er registrert i portalen og dermed slår funksjonaliteten BNPL inn. Avtalen gjelder kun betaling av flyreiser. Eurocard tar kr 60 for hver transaksjon som holdes tilbake.

    NHH DEKKER ÅRSAVGIFTEN

    Kredittkortet er et personlig kort, og du står som ansvarlig for all bruk av kortet, samt alle betalingskrav. NHH påtar seg ingen forpliktelser vedrørende betaling eller lignende. NHH dekker årsavgiften på kortet (kr. 295). Du får refundert årsavgiften ved å føre den på den første reiseregningen eller det første utlegget etter forfall. Legg ved kvittering på betalt avgift.

    Utlegg som belastes kredittkortene i forbindelse med tjenestereiser, blir normalt refundert av NHH på bakgrunn av reiseregning før faktura fra kortselskapet forfaller til betaling. Det samme gjelder andre typer utlegg som skal refunderes.

    REISEFORSIKRING

    Bruk av kredittkort for betaling av reisen vil ved gitte forutsetninger inkludere en gunstig reiseforsikring uten at du betaler ekstra for det.

    Søk om Eurocard

  • Reise- og utleggsrefusjon

    Reise- og utleggsrefusjon

    Søk refusjon for reisene og utleggene dine.

    For å få refundert reiseutgiftene og utleggene dine, fyller du ut og sender inn et utleggsskjema i Agresso Web utlegg. Reiseregninger og utlegg må registreres så snart som mulig og leveres senest en måned etter at reisen eller kjøpet er utført.

    Husk at hele prosessen nå skal være digital og at bilag skal legges ved reiseregningen eller utlegget inne i systemet og ikke sendes som manuelle bilag lenger. Du skal heller ikke skrive ut en forside og signere manuelt, da du signerer ved å sende bilaget videre i systemet elektronisk.

    Betalinger som er gjort med kredittkort gjennom NHH, importeres inn i Agresso Web utlegg slik at du kan hente dem fram når du fyller ut utleggsskjemaet. Du trenger derfor ikke å vente på fakturaen fra kredittkortselskapet før du fyller ut skjemaet. Kvitteringer må likevel legges ved elektronisk også ved bruk av importerte kredittkorttransaksjoner.

    Husk at for elektroniske flybilletter, legger du ved reisebeskrivelse, e-ticket og boardingpass som bekreftelse på at reisen er gjennomført. For andre flybilletter, legg ved billettstammen. Har du betalt billetten selv, legger du ved kopi av fakturaen. Har reisen blitt dekket av noen andre, skal detaljene rundt dette oppgis. Deles utgiften mellom flere oppdragsgivere, legg ved kopi av reiseregningen som sendes til den andre oppdragsgiveren.

    Hvis du ikke har tilgang til Agresso Web utlegg, fyller du ut utleggsskjemaet på papir og leverer til din nærmeste leder på NHH.

    For å registrere reiseregninger og utlegg utenfor NHH, benytt følgende adresse: https://agresso.nhh.no/web og logg på med samme NHH mailadresse og passordet som du bruker for å logge på NHHs nettverk.