Mer effektive møter på NHH

Av Astri Inga Kamsvåg

8. mars 2016 10:19

(oppdatert: 16. mars 2016 10:21)

Mer effektive møter på NHH

Å samle de faste møterekkene på færre dager, å sette møtedatoene i god tid, å bruke outlook-kalenderen, og å være mer disiplinerte i møtene er viktige grep for å gjøre NHH til en mer effektiv organisasjon.

Administrerende direktør Nina Skage (foto: Helge Skodvin) Foto: Helge Skodvin

Administrerende direktør Nina Skage forklarer:
- Som en oppfølging av Connected Leadership ønsket ledelsen å forbedre møtene våre. Vi innså at ved å koordinere møtene bedre kunne vi legge til rette for en mer effektiv og målrettet arbeids-og informasjonsflyt. Vi innså også at vi trenger bedre tidsstyring av møtene. I tillegg har vi lenge savnet en samlet oversikt over den faste møtevirksomheten ved høyskolen.

- I november opprettet vi derfor en arbeidsgruppe som skulle se nærmere på dette. De leverte konklusjonene sine før jul, og ledelsen har bestemt seg for å sette i verk de tiltakene som arbeidsgruppen foreslår, sier Nina Skage.

Samle møtene på færre dager

Flest mulig at de faste møterekkene på NHH skal nå samles på mandager og tirsdager. De andre dagene frigis og kan brukes til konsentrasjonsarbeid, reiser og andre interne og eksterne møter og konferanser.

På mandager skal møtene i lovpålagte råd og utvalg og andre faste møterekker foregå. Eksempler er møtene i Tilsettingsrådet, Tilsettingsutvalget, Samarbeidsutvalget, Faglig lederforum og Instituttlederforum. Disse møterekkene har ulik møtefrekvens - noen hver fjerde uke, noen hver sjette uke og andre hver åttende uke.

Møtene i linjen og administrative møter legges til tirsdager. Annenhver tirsdag starter med administrativt ledermøte, deretter er det felles ledermøte med rektorat og administrative ledere, og etter det igjen har rektoratet sitt eget møte på slutten av dagen. Møter på avdelingene og seksjonene skal foregå på tirsdager kl. 14, etter ledermøtene, slik at avdelingslederne kan bringe viktig informasjon og beslutninger videre til avdelingen de leder.

- Vi tror dette blir en god løsning for å spre informasjon ut i organisasjonen, sier Nina Skage.

Et annet nytt grep nå er at de administrative allmøtene legges til første mandag etter styremøtene etter det samme prinsippet som avdelingsmøtene: Beslutninger fra sentrale møter kommuniseres ut i organisasjonen raskt.

Målet er å ha den nye strukturen på plass fra 1. januar 2017.

Møteuken blir slik:

MandagTirsdagTorsdag
Faglig lederforum
(hver 6. uke)
Administrativt ledermøte
(hver 2. uke)
Styremøter
(hver 6. uke)
Instiuttledeforum
(hver 6. uke)
Fellesmøte adm. ledere og rektorat
(hver 2. uke)
 
Administrasjonssjefsmøte
(hver 4. uke)
Rektors ledermøte
(hver 2. uke)
 
Hverdagsledelse
(hver 4. uke)
Avdelingsmøter  
Internasjonalt utvalg
(hver 8. uke)
Seksjonsledermøter  
Administrativt allmøte
(hver 6. uke)
Styrets arbeidsutvalg
(hver 6. uke)
 
Tilsettingsutvalget
(hver 4. uke)
   
Tilsettingsrådet
(hver 4. uke)
   
Samarbeidsutvalget
(hver 8. uke)
   
Arbeidsmiljøutvalget
(hver 8. uke)
   
 Læringsmiljøutvalget
(hver 8. uke)
   

For å gi bedre forutsigbarhet og oversikt skal møtedatoene settes for et semester eller et år om gangen. Fristene for å sette møtedatoer og gjøre dem tilgjengelig i outlook-kalenderen er 1. juli for høstsemesteret og 1. januar for vårsemesteret.

Møtetips

I tillegg har NHH blitt enige om en rekke prinsipper for å gjøre møtene mer effektive. Prinsippene handler om møtenes beslutningsmyndighet (er det et beslutningsorgan eller et rådgivende organ), møteleders ansvar, møtedeltakernes ansvar, innkalling og dagsorden, og om det som skjer i møtet og mellom møtene.

Å lede møter er krevende, og her har vi en jobb å gjøre, det er helt klart.

Nina Skage

- Å lede møter er krevende, og her har vi en jobb å gjøre, det er helt klart, sier Nina Skage. - Siden det ofte er ledere som leder møtene, kommer vi til å ha møteledelse som tema på Hverdagsledelse, forteller Nina Skage.

- Jeg er overbevist om at NHH har mye å hente på å gjøre møtene mer effektive. Er sakspapirene sendt ut i god tid på forhånd, så møtedeltakerne har mulighet til å lese dem før møtet, kan vi bruke tiden i møtet til å gå rett inn i diskusjonen. Nå bruker vi unødvendig mye tid i møtene på å gå gjennom mange sider med tekst, innrømmer Nina Skage.

Møteårshjul i outlook-kalenderen

Hvert enkelt møte i de faste møterekkene legges inn i Outlook av møtesekretæren slik at alle ansatte enkelt kan få oversikt over når de ulike møtene er ved hjelp av outlook-kalenderen. Innkallingene skal også foregå i outlook-kalenderen.

Arbeidsgruppen for møtestruktur

Astri Kamsvåg, leder (Kommunikasjonsavdelingen)
Maren Dale-Raknes, (Institutt for regnskap, revisjon og rettsvitenskap)
Ellinor Ryssevik (Ledelsessekretariatet)
Atle Johnsen (Seksjon for IT)

Les Ti tips for møter på NHH

Last ned rapporten fra arbeidsgruppen om møtestruktur (pdf 1,1 kb)

Last ned Operativt rammeverk (pdf 0,3 kb)

flere interne nyheter