Vil utvikle NHH-administrasjonen

25. oktober 2015 08:49

(oppdatert: 17. mars 2016 08:56)

Vil utvikle NHH-administrasjonen

Fem tiltaksområder peker seg ut i NHHs prosess med å rigge seg for framtiden. Dette er konklusjonen i rapporten om teknisk-administrative arbeidsoppgaver som skal behandles av styret 28. oktober.

HR-sjef Odd Andrew Storetvedt

I forbindelse med utarbeidelsen av budsjettet for 2014, ba styret om en analyse av de teknisk-administrative årsverkene ved NHH. Bakgrunnen for dette var en stor vekst i årsverk fra 2012 til 2014. Styret ønsket derfor en bedre forståelse for denne utviklingen, samt mer innsikt i oppgavene som utføres i administrasjonen.

Arbeidet med å få en oversikt over TA-arbeidsoppgavene startet i vår, da alle ansatte ble bedt om å registrere arbeidsoppgaver og tidsbruk. Nå er dataene analysert og rapporten sendt til styret.

Godt utgangspunkt

I materialet kommer det fram at ansatte både ønsker og ser muligheter til å forbedre rutiner, systemer og organisering av arbeidsoppgaver.

- Materialet er et flott utgangspunkt for å vurdere hvordan vi kan ruste organisasjonen for utfordringene i framtiden, sier administrerende direktør Nina Skage.

- Kartleggingen gir et bilde av hva som fungerer godt, hva som kan forenkles og forbedres og hvor vi har kapasitetsproblemer, sier hun og viser til fem tiltaksområder:

1. Bedre og enklere service

- organisatorisk og/eller fysisk samling og koordinering av tjenester (arrangementer, servicetjenester)
- enklere og bedre informasjon på nett
- økt selvbetjening ved nettløsninger
- overgang fra trykksaker til digital kommunikasjon

2. Digital eksamen

 

3. Effektive arbeidsprosesser

- bedre rutiner, informasjonsflyt og ansvarsavklaring mellom enheter
- bedre interne rutiner i den enkelte enhet
- oppgradering av systemer

4. Gjøre de rette tingene, med rett servicenivå

- prioritering av arbeidsoppgaver
- definisjon av servicenivå

5. Kompetanseheving

 

Strammere økonomiske rammer

Parallelt med kartleggingen har universitets -og høyskolesektoren fått krav om å effektivisere og avbyråkratisere. I 2015 fikk NHH reduserte bevilgninger på litt over 2 millioner kroner. Det er nå klart at regjeringen viderefører kravene til effektivisering, viderefører innstrammingen i de neste tre årene.

- Vi står dermed overfor en samlet reduksjon i bevilgningen på mellom 8,5 og 9 millioner kroner over en fireårsperiode. Det er viktig å presisere at nedtrekkene er rettet mot hele NHH, og at vi derfor må se på varige kostnadsreduserende tiltak, sier Nina Skage.

- Med bakgrunn i dette, er vi glad for at styret allerede i 2013 satte TA-gjennomgangen på dagsorden. Rapporten peker på en rekke effektiviserings- og forbedringsområder som det er mulig å gjennomføre. Slik sett står vi kanskje bedre rustet til å møte denne effektivitetsutfordringen enn mange andre i sektoren, sier Nina Skage.

Mye ny informasjon

Kartleggingen har gitt informasjon om leveranser og hvilke arbeidsoppgaver som utføres, informasjon om mottaker og bestiller, samt de ansattes egne estimater på tidsbruk. I tillegg har de ansatte vurdert endringer i forhold til omfang og hvor godt de mener oppgavene fungerer.

- Arbeidet med TA-kartleggingen, og alle samtaler og møter rundt datamaterialet, har gitt mye ny informasjon, forteller HR-ansvarlig Odd Andrew Storetvedt, som har ledet arbeidet.

Han fremhever at det er svært viktig ta hensyn til at datakvaliteten på innsamlede data er varierende, fordi det er krevende både å huske og å beregne timer knyttet til et helt år med arbeidsoppgaver.

Han synes at materialet likevel gir et tilstrekkelig godt bilde av hva som synes å være NHHs hovedutfordringer.

- Prosessen har vært nyttig for skape en felles forståelse av store og små oppgaver som TA-ansatte utfører. Jeg synes vi har fått mange konstruktive innspill og ser at det har blitt lagt ned mye godt arbeid.

Videre prosess

- Nå skal vi fortsette å utvikle arbeidsprosessene sammen med ledere og ansatte både innenfor og mellom enhetene. Større prosesser vil bli drøftet i samråd med de ansattes organisasjoner, sier Odd Andrew Storetvedt.

Han viser til at omfanget og tidsplanen for hva som skal settes i gang, er avhengig av budsjettet for 2016. Dette vil bli klart på styremøtet 9. desember i år.

Les tidligere sak fra januar 2015: Betre samanheng mellom oppgåver og ressursar i administrasjonen

flere interne nyheter