Dokumentasjonsforvaltning

Dokumentasjonsforvaltning

Her finner du skjema for opprettelse av nye brukere i P360, rutiner og brukerveiledninger, oversikt over historisk arkivmateriale, lenker til kurs for saksbehandlere og annen arkivinformasjon.

  • Begreper i P360

    Begreper i P360

    Privatkontakt: refererer til personer som ikke har noen relasjon til en virksomhet. Må opprettes manuelt av saksbehandler. 

    Studentkontakt: er også en privatperson, men skilles fra vanlige privatkontakter ved at de får kategorien student. Overføres automatisk fra FS. 

    Kontaktperson: refererer til personer som er ansatt i en virksomhet. En kontaktperson kan for eksempel være en kollega (ansatt) i din egen virksomhet eller en ansatt i en annen virksomhet. Kontaktpersoner ved NHH overføres automatisk, kontaktpersoner ved eksterne virksomheter må opprettes manuelt av saksbehandler. 

    Sak: bruker du til å samle opplysninger som hører sammen (som en mappe), og som redskap for å gruppere saksdokumenter. Dette gir deg god oversikt og du finner lett igjen dokumentene i saken.

    Saksdokument: opprettes når du skal legge inn en epost/brev eller når du skal sende et brev/internt notat, opprette saksfremlegg eller lage møtedokumenter. Inni et saksdokument vil det være en eller flere filer. 

    Tilgangskode: signaliserer om et dokument er offentlig eller ikke. "Ugradert" vil si at dokumentet er offentlig. Dersom det ikke skal være offentlig bruker man tilgangskoden "unntatt offentlighet". Da må man i tillegg legge til en lovhjemmel. 

    Tilgangsgruppe: styrer hvilke interne brukere av P360 som har tilgang til dokumentet. Kun medlemmer av den aktuelle tilgangsgruppen, samt eventuelle kopimottakere, har tilgang til å lese dokumentet.

    Ekspedering: betyr at dokumentet ferdigstilles. Noe som igjen betyr at dokumentet tilgjengeliggjøres for andre samtidig som filen(e) låses for endring. Ved ekspedering sendes dokumentet enten til arkivet for eventuell kvalitetssikring eller direkte til mottaker via en utsendelseskanal. NHH har tre utsendelseskanaler for utgående dokumenter, sikker digital post, e-post og utskrift.

    Restanse: et mottatt dokument som ikke er besvart eller avskrevet. Gjelder innkommende dokumenter og interne notater med oppfølging. 

    Avskriving: dokumentasjon på at henvendelser er blitt fulgt opp. Dette kan skje enten ved at man besvarer et dokument eller avskriver dokumentet med koden "tatt til orientering" eller "tatt til etterretning". 

  • P360 videokurs

    P360 videokurs

    P360 5.0 - introduksjon

    Webinar - saksbehandleropplæring

    Gir en oversikt over endrede og nye funksjoner i P360 etter oppgradering i januar 2019.

    Kort introduksjon til ny versjon

    Gir en forenklet oversikt over endrede og nye funksjoner i P360 etter oppgradering i januar 2019. 

     

    SAKSBEHANDLING

    Hvordan skru på ansvarsvarsler?

    Viser hvordan du kan få epostvarsler hver gang du mottar nye dokumenter, kopier, oppgaver el. i P360.

    Hvordan tilpasse arbeidsflaten? 

    Viser hva du finner når du trykker på "Hjem", og hvordan du legger til, eller fjerner, faner og menyer fra hjem-skjermen.

    Hvordan søke i P360?

    Viser hvor du kan søke, hva du kan søke etter, hvordan søketreffene er organisert.

    Hvordan opprette nye kontakter?

    Viser hvordan du oppretter privatpersoner, kontaktpersoner og virksomheter, samt gir en forklaring på hvilke kontakttyper som finnes i P360 fra før. 

    Hvordan opprette sak?

    Viser hvor du oppretter en ny sak (mappe) i P360, hvilken informasjon du må legge inn og hvordan du knytter en kontakt til saken.

    Hvordan legge inn en epost i P360?

    Viser hvordan du drar en epost over fra Outlook til sidepanelet og hvordan du knytter eposten til en sak.

    Hvordan registrere et innkommende dokument?

    Viser hvordan du finner saken du skal legge dokumentet inn i, hvordan du laster opp dokumentet fra et filområde og hvilken informasjon du må legge inn om dokumentet. 

    Hvilken tilgangskode og tilgangsgruppe skal jeg bruke?

    Gir en forklaring på hva det vil si at et dokument er enten ugradert eller unntatt offentlighet, samt hvordan man kan styre intern tilgang til dokumenter. 

    Hvordan avskrive et dokument?

    Viser hva du gjør med innkommende dokumenter eller interne notater med oppfølging når du ikke skal besvare dem.

    Hvordan besvare en epost med en ny epost?

    Viser hvordan du kan sende en epost fra Outlook som automatisk lagres i P360 og knyttes som svar til en annen epost.

    Hvordan besvare et inn-dokument med brev?

    Viser hvordan du kan besvare et innkommende dokument med brevmal, samt hvordan du får sendt (ekspedert) brevet til mottaker.

    Hvilken ekspederingskanal skal jeg velge?

    Gir en forklaring på når du kan bruke de ulike ekspederingskanalene "sikker digital post", "e-post" og "utskrift", ved utsendelse av et utgående dokument.

    Hvordan opprette et internt notat?

    Viser hvordan du finner mal for intern korrespondanse i P360, forklarer forskjellen på interne notater med og uten oppfølging og viser hvordan du ekspederer det.

    Hvordan jobbe i sidepanelet i Outlook?

    Viser hvordan du kan søke, bytte rolle og finne egne saker, dokumenter og kopier i sidepanelet i Outlook.

    Hvordan opprette autotekster i Word?

    Viser hvordan du kan lage en ferdig tekst med leders navn og arbeidstittel som du kan lime inn i brevmal i Word/P360. 

    Hvordan holde orden på egne dokumenter?

    Viser hva du finner på "Hjem"-skjermen for saksbehandlere: Åpne saker, dokumenter som ikke er ferdigstilt, dokumenter som ikke er besvart eller avskrevet, kopier, dokumenter til godkjenning.

     

    UTVALGSBEHANDLING

    Hvordan redigere utvalgets medlemsliste?

    Viser hvordan du legger til og fjerner utvalgsmedlemmer.

  • Tips - ny versjon av P360

    Tips - ny versjon av P360

    Anbefalt nettleser

    Vi anbefaler at dere bruker Chrome. Oppskrift for å bytte standard nettleser finner dere her

    Endre visningsspråket i Public 360°

    Public 360° støtter språkene; Engelsk, Dansk, Nederlandsk, Finsk, Norsk (bokmål) og Svensk. Hvis du velger et annet språk, vil Public 360° normalt vises på engelsk.

    For å endre visningsspråk i Public 360°, endrer du ganske enkelt språkinnstillingene i din nettleser og klikker Oppdater.

    Eksempel (Google Chrome) Hvis du bruker en annen nettleser, se nettleserens hjelpefil.

    1.    Åpne Chrome.

    2.    Øverst til høyre, klikk Mer (1) og deretter Innstillinger.

    3.    Nederst på siden Innstillinger, klikk Avansert.

    Tips.
    På siden Innstillinger kan du alternativt søke etter "språk".

    4.    Under "Språk", ekspander Språk.

    5.    Ved siden av språket du vil bruke, klikk Flere handlinger (2) og deretter Flytt øverst (3).

    Merk.
    Hvis det aktuelle språket ikke står på listen, kan du legge det til ved å klikke på Legg til språk.

    6.    Oppdater Public 360° (Trykk F5).

  • DIFI-kurs for saksbehandlere i staten

    DIFI-kurs for saksbehandlere i staten

    Får Walter lov? E-læringskurs i forvaltningsloven

    "Får Walter lov?" er et e-læringskurs i forvaltningsloven. Deltakeren lærer hovedprinsippene i forvaltningsloven for å sikre forsvarlig saksbehandling og borgernes rettsikkerhet. Hver modul rettes mot et spesifikt tema som berører forvaltningsloven i praksis og tar maks fem minutter å gjennomføre. Det presenteres en nøtt i hver modul som blir besvart avslutningsvis i modulen. 

    Innsyn – eit e-læringsmagasin om offentleglova

    Innsyn er eit e-læringsmagasin som gjev innsikt i offentleglova. Du lærer korleis du praktiserer meiroffentlegheit og handterer innsynskrav, og du får oversikt over dei viktigaste unntaka frå openheit og grunngjevinga for desse. Kurset er for alle som jobbar i offentleg sektor.

    Å starte i staten – eit introduksjonsprogram for nytilsette

    "Å starte i staten" gir en rask innføring i grunnleggende forvaltningskompetanse. Du blir bevisst på hva det innebærer å jobbe i staten og får en forståelse av det statlige rammeverket og statsforvaltningens styring, organisering og hovedoppgaver.

    Etikk for Walter. E-læringskurs i forvaltningsetikk

    Etikk for Walter er et e-læringskurs i forvaltningsetikk. Dette e-læringskurset hjelper deg til å manøvrere i det etiske landskapet og til å sette de etiske retningslinjene på dagsorden. Som ansatt i det offentlige er vi avhengig av tillit og vi ønsker en saksbehandling som tåler dagens lys.

  • Brukerveiledninger

    Brukerveiledninger

    I NHH sin arkivplan finner du brukerveiledninger for saksbehandlere, utvalgssekretærer og ledere.

    BRUKERVEILEDNINGER

  • Teknisk assistanse P360

    Teknisk assistanse P360

    Installering av Public 360, hjelp med sidepanelet i Outlook, mm.

    software center

    Installering av Public 360

    1) Trykk på «start-menyen» nede på oppgavelinjen til PC’en og søk etter «Software center». 

    2) Åpne Software center og se etter P360 Client NHH Config under fanen «Available Software». 

    3) Hak av for P360 Client og trykk «install» nederst til høyre. 

    4) Når den er ferdig installert skal sidepanelet dukke opp i Outlook.

     *Hvis du bruker en annen PC enn din egen og ønsker å jobbe i P360 med dine vanlige innstillinger kan du følge de samme stegene som ovenfor, men hake av for P360 Current User Settings i stedet for P360 Client.

    Forsvunnet sidepanel

    1) Trykk "File" og "Options". Velg deretter "Add-Ins".

    2) I nedtrekksmenyen som heter "manage" nederst på siden endrer du fra "COM Add-ins" til "disabled items" og trykker "go".

    3) Marker "SI.Outlook.Sidebar.Container" og trykk "enable".

    Hvordan skru på makroer

    Dersom du har problemer med å opprette eller åpne Wordfiler i Public 360 kan det skyldes makroinnstillingene til PC'en. For å skru på makroer må du følge oppskriften under.

    Oppskrift for å skru på makroer

  • Historisk arkivmateriale

    Historisk arkivmateriale

    Oversikt over historisk arkivmateriale ved NHH.

    HISTORISK P360 (1995-2013)

    Ansatte som har bruker i Historisk P360 kan selv finne dokumenter fra Lotus eller ePhorte-periodene. Dersom du ikke har bruker eller ikke finner dokumenter i Historisk P360 henvender du deg til NHH.arkivhjelp@nhh.no.

    EPHORTE (2006-2013)

    ePhorte er et NOARK basert sak- og arkivsystem som var i bruk ved NHH i perioden 03.05.2006 til 31.12.2013.

    LOTUS (1995-2006)

    Lotus er et NOARK basert sak- og arkivsystem som var i bruk ved NHH i perioden 1995 til 2006. Papiroriginaler ligger i dagligarkivet i 2. etasje i høyblokken.

    PAPIRARKIV (CA 1920-1995)

    Arkivmateriale fra denne perioden befinner seg i fjernarkivet og er sortert på tema. Ta kontakt med NHH.arkivhjelp@nhh.no dersom du trenger dokumenter fra denne perioden.

    Historisk P360

  • Arkivinformasjon

    Arkivinformasjon

    Info om arkivplan

    Gå til arkivplan

    Arkivbegreper

    Gå til arkivbegreper