Ti tips for møter ved NHH

Ti tips for møter ved NHH

NHH har mye å hente på å øke organisasjonens bevissthet om bruk av tid på møter.

Alle møtetipsene passer ikke for alle typer møter. Formelle møter krever strengere struktur enn uformelle møter.

  • 1. Innkalling

    1. Innkalling

    • Innkallingen inneholder start- og sluttidspunkt og sted for møtet, dagsorden og eventuelle saksdokumenter.

    • Innkallingen beskriver møtets formål tydelig.

    • Innkallingen skjer i god tid før møtet, minst én uke før.

    • Den som kaller inn gjør en kritisk vurdering av hvem som skal delta i hele møtet og hvem som skal delta på enkeltsaker.

    • Bruk Outlook-kalenderen for å kalle inn til møter og booke møterom.
  • 2. Dagsorden

    2. Dagsorden

    • Dagsorden inneholder en oversikt over sakene som skal behandles i møtet.

    • Bare saker som er relevante for møtets formål, skal på dagsorden.

    • Sakene deles inn i saker til diskusjon og saker til orientering, og eventuelt vedtakssaker.

    • En tidsangivelse for hvor lang tid vi skal bruke på hver sak, gjør det enklere for møteleder å styre tiden. For møtedeltakerne gir det en indikasjon på hvor grundig hver sak skal behandles.

    • Faste punkter på dagsorden er Godkjenning av referat fra forrige møte, Eventuelt og Evaluering av møtet.

    • Alle saksdokumenter distribueres sammen med dagsorden.

    • Bruk NHH-malen i Word til å sette opp dagsorden.
  • 3. Beslutningsmyndighet

    3. Beslutningsmyndighet

    Vær bevisst på om møtet er et beslutningsorgan som fatter vedtak (f.eks. ved avstemming), et rådgivende organ, et informasjonsmøte eller annet.

    Hvis det er et rådgivende organ, vær tydelig på hvor de ulike sakene går videre for beslutning.

  • 4. Varighet

    4. Varighet

    Ha respekt for hverandres tid.

    Møtet skal vare lenge nok til at vi får gått gjennom sakene som står på dagsorden.

    Hvis møtet er godt forberedt både av møteleder og deltakere, kommer vi langt på én time.

  • 5. Møteleders ansvar er å

    5. Møteleders ansvar er å

    • sørge for at teknisk utstyr er klart til møtestart og å etterlate lokalet ryddig.

    • lede møtet og styre tiden i samsvar med innkalling og dagsorden. Når man legger beslag på andres tid, bør tiden brukes godt. Møtet skal starte og slutte til avtalt tid.

    • sørge for at vi holder oss til dagsorden og å hanke inn diskusjonen hvis den flyter ut.

    • etablere møteregler og håndheve dem, for eksempel angående bruk av telefon og datamaskin i møtet og hvordan man tar ordet (håndsopprekking og taleliste/snakke fritt).

    • ta stilling til om møtespråket og -dokumentene skal være på norsk eller engelsk.

    • bidra til å skape gode relasjoner mellom møtedeltakerne.

    • legge til rette for at hver enkelt deltaker blir motivert av å delta på møtet.

    • oppsummere konklusjonene og aksjonspunktene i hver sak før vi går over til neste sak på dagsorden.
  • 6. Deltakernes ansvar er å

    6. Deltakernes ansvar er å

    • levere saksdokumenter i tide til at de blir distribuert sammen med dagsorden.

    • møte presis.

    • stille forberedt.

    • være mentalt til stede i møtet her og nå, av respekt for hverandre.

    • lytte aktivt.

    • respektere andres synspunkt.

    • holde oss til saken.

    • bidra til å at møtet løser oppgavene sine.

    • ta ordet når vi har noe nytt å tilføre diskusjonen, ikke for å gjenta det som allerede er sagt.

    • respektere møteleders tidsstyring og møtereglene.

    • slå av mobiltelefonen med mindre vi bruker den til å notere.

    • opplyse i starten av møtet hvis du må være tilgjengelig på telefon eller epost.

    • unngå 'møter i møtet', det vil si samtaler mellom 2-3 av møtedeltakerne mens møtet pågår.

    • si fra hvis vi opplever at møtet ikke fungerer.
  • 7. Mellom møtene

    7. Mellom møtene

    • Møtedeltakernes forberedelser til møtet bør foregå før møtet, ikke i møtet. Når alle stiller godt forberedt og har lest sakspapirene på forhånd, kan vi gå rett inn i diskusjonen i stedet for å gå gjennom saksdokumentene i detalj. Slik blir møtene mer effektive, og tid frigis til andre arbeidsoppgaver.

    • Hent inn relevant informasjon om konkrete saker fra de viktigste interessentene før møtet.
  • 8. Referat

    8. Referat

    • Protokollen/referatet gjenspeiler dagsorden, og saksnavn og -nummer overføres fra dagsorden til referatet.

    • Protokollen/referatetskal være presist og kort. Fokuser på aksjonspunkter og konklusjoner: Hva skjer videre i hver sak, hvem har ansvar for å følge opp og innen hvilken frist?

    • Deltakerne skal ha mulighet til å gi innspill til referatet innen en bestemt frist. Etter at innspillene er vurdert og eventuelt innarbeidet, godkjennes referatet enten på epost eller på neste møte.

    • Bruk NHH-malen i Word til å skrive protokoll/referatet.
  • 9. Kommunikasjon

    9. Kommunikasjon

    Siden åpenhet er en av NHHs verdier, er hovedregelen at dagsorden og protokoll/referat fra alle møter gjøres tilgjengelig for ansatte.

    Bli enige om hvordan beslutningene kommuniseres videre til interessenter og ut i organisasjonen.

    Beslutninger som gjelder mange, kan kommuniseres gjennom interne kanaler som mellomledere, allmøte, Paraplyen eller epost.

  • 10. Arkiv

    10. Arkiv

    En del møtedokumenter skal inn i P360. Møteleder har ansvar for dette.