Konferanser: informasjon og pressearbeid

For NHH er seminarer og konferanser først og fremst en møteplass. Men som møteplass kan en konferanse ha merverdi i ulike former. En viktig form kan være at man formidler substans fra konferansen til media, forskning.no og til våre egne kanaler NHH Bulletin og Paraplyen.
 

Dersom du som arrangør har forventninger til å få ut konferansestoff i media, må du legge arbeid og kløkt i jobben. Media interesserer seg ikke for konferanser. Men NHH har mange gode eksempler på at det kan lykkes å formidle konferansestoff, for eksempel i forbindelse med FIBE og Vårkonferansen.

Mange av arrangementene på NHH har et uutnyttet formidlingspotensial, nøkkelen er å finne de gode poengene og å formidle stoffet på en forståelig måte.

En god oppskrift er:

1. Ansvar
   Utpek en ansvarlig i arrangementskomiteen eller en tilknyttet konferansen som tar hånd om den praktiske biten. Informasjonsavdelingen kan også gjøre dette.
    
   
2. Mål
   Diskuter hva dere ønsker å oppnå?
   Hva vil være interessant for et allment publikum? Formuler noen hovedtema.
   Er det andre aspekt ved konferansen som kan være interessant for media (kjente deltakere/innledere mv.)
   Passer tematikken inn i det generelle mediebildet? Er det aktuelle debatter vi kan henge konferansen på? 
    
3. Medieplan
   Lag en medieplan der dere setter opp temaer, kanaler, tidspunkt og ansvar.
   
   - Hvem vil temaene være interessant for (målgrupper)?
   - Hvilken form og kanaler skal dere formidle i (kanaler)?
   - Når skal vi satse på å få saker ut (tidspunkt)?
   
   Tenk bredt når dere vurderer hvilke kanaler som er viktige.  En artikkel i DN og Aftenposten betyr mye, men innslag i alternative medier kan være vel så effektfullt fordi dere når et interessert publikum. Her får dere oftest mer spalteplass og tid også.
   
   Eksempler er NRK radio (Dagsnytt 18, Søndagsavisen)og medier som Klassekampen, Ukeavisen ledelse, Morgenbladet, Fiskaren og Nationen eller fagblader som Magma, Forskerforum og Personal og ledelse.
   
   Å skrive en kronikk kan være en fin innfallsvinkel og gi god oppmerksomhet, men husk at den må reise en debatt/ta opp en aktuell problemstilling. Kampen om kronikkplassen er hard, og rene forhåndsomtaler blir ikke prioritert. 
   
   En annen innfallvinkel er å kontakte for eksempel BTs tett på redaksjon og spalten I dag snakker vi med eller NRK Hordaland for å få blest om selve arrangementet.  Men husk at det må være et nyhetspoeng (for eksempel et aktuelt tema, mange deltakere, høy kjendisfaktor, en ny leder i progamkomiteen)
   
   Husk at formidlingen ikke bare må skje bare i dagene rundt konferansen. Det er gode muligheter for å formidle fagstoff i for- og etterkant uten at det ødelegger for selve konferansen.
    
4. Lag en presseinvitasjon
   Presseinvitasjonen skal gi svar på: Hvem, hva, hvor, hvordan/hvorfor. Husk å oppgi en kontaktperson.
   
   Invitasjonen kan gå bredt ut, eller til utvalgte medier eller journalister. Det er også lurt å sende ut en påminnelse like før arrangementet.
   
   Målet med presseinvitasjonen er å gjøre oppmerksom på arrangementet. Dere kan ikke forvente at pressen melder seg på bare på grunnlag av invitasjonen. Derfor bør invitasjonen alltid følges opp av en direkte telefon til utvalgte redaksjoner.
    
5. Snakk med innledere
   Avtal med innledere på forhånd om de kan tenke seg å stille opp i media og hva de kan snakke om.  Her er det viktig å være ute i god tid, spesielt dersom de kommer fra utlandet.
    
6. Under arrangementet
   Legge til rette for at media kan gjennomføre intervjuer med arrangører og bidragsytere før og under konferansen. Sett av god tid til pauser.
   
   Ha oppdatert informasjon om når innlederne ankommer og reiser. Dette blir dere ofte spurt om av journalister.
   
   Være tilgjengelig for pressekontakt og media i forbindelse med arrangementet.
   
   Vurder om dere vil ansette en frilansjournalist til rådighet som kan lage saker på noen av de faglige bidragene til for eksempel forskning.no. Dette kan gjøres i samråd med informasjonsavdelingen.