Stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav for T/A stillinger

Denne beskrivelsen av stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav danner grunnlag for arbeidet med stillingsstruktur, bemanningsplaner og anvendes i forbindelse med utlysing av stillinger samt ved vurdering av individuelle lønnsopprykk. Rettledningen skisserer basisoppgaver, ansvarsnivå og kvalifikasjonskrav knyttet til de ulike stillingskodene, og beskrivelsene skal ligge til grunn ved utforming av utlysingstekster. Det er også tatt med beskrivelser for enkelte stillingskoder som i dag ikke er i bruk ved NHH, men som kan være aktuelle ved nytilsettinger.
 
Når det gjelder forholdet mellom de ulike kodene er det behov for bevisst differensiering knyttet til oppgave- og ansvarsnivå. Ensartet bruk av de respektive kodene er en viktig betingelse for å oppnå en gjennomgående struktur. Konsekvent oppfølging av retningslinjene, hvor enhetenes valg av stillingskode gjenspeiler den aktuelle, ledige stillingens reelle oppgave- og ansvarsnivå blir dermed av stor betydning.
 
Lønnsplassering for den enkelte stilling skal fastsettes ut fra en konkret vurdering av det aktuelle oppgave- og ansvarsnivå samt kvalifikasjonskrav knyttet til stillingen. Nivå og bredde på kunngjøringens lønnsspenn skal samsvare med nivå på stillingens oppgaver, ansvar og kvalifikasjonskrav, samtidig som rekrutteringshensyn eller eventuelle andre relevante forhold kan vektlegges.
 
Når det gjelder lønnsplassering for den enkelte stillingskode vises det til gjeldende hovedtariffavtale i staten og gjeldende lønnsplanhefte. I tillegg gjelder bestemmelser fastsatt i sentrale og lokale særavtaler samt lønnspolitisk dokument.
 
Tjenestemannsorganisasjonene har drøftingsrett på lønnsnivå ved kunngjøring, jfr. hovedtariffavtalens pkt. 2.3.8.
 
Stillingsinnhold
Fullmektig er en begynnerstilling som kan pålegges enklere kontorarbeid.
 
Kvalifikasjonskrav
Ønskelig med ett års kontorutdanning eller tilsvarende utover grunnskole.
Det forutsettes en restriktiv bruk av kode 1068 - Fullmektig
Stillingsinnhold
Stillingen som førstefullmektig skal ivareta enklere kontorrutiner og kan ikke tillegges urimelig krevende oppgaver og ansvarsområder.
Aktuelle arbeidsoppgaver kan være:
  • tekstbehandling
  • edb-registrering
  • ekspedisjonsarbeid/sentralbordtjeneste
 
Kvalifikasjonskrav
Videregående skole eller tilsvarende utdanning. Annen relevant kompetanse kan erstatte kravet til formell utdanning. Relevante kunnskaper i fremmedspråk. Relevant praksis bør tillegges vekt.
Det forutsettes en restriktiv bruk av kode 1069 - Førstefullmektig
Sekretærstilling er grunnstillingen innenfor kontorsektoren ved NHH, og skal ivareta kontorstøttefunksjoner. Med ”kontorstøtte” menes tradisjonelle kontortekniske rutiner, støttetjenester og førstelinjefunksjoner (skranke-, telefon- og forværelsestjeneste).
 
Stillingsinnhold
Allsidig og selvstendig kontorarbeid. Dette kan eksempelvis være:
  • allsidig tekstbehandling
  • postfordeling, utsendelser, kopiering
  • enkle arkivrutiner
  • ekspedisjon, skranke, forværelses- eller sentralbordtjeneste
  • innkjøp av rekvisita
 
Kvalifikasjonskrav
Stillingsinnehaver bør ha god allmennutdanning, fortrinnsvis på nivå med videregående skole/fagbrev. Annen relevant kompetanse kan eventuelt erstatte kravet til formell utdanning. Relevante kunnskaper i fremmedspråk. Relevant praksis kan tillegges vekt.
 
Merknad
I forbindelse med kravet om god allmennutdanning må det tas hensyn til søkerens alder og det utdanningsnivå som var vanlig da utdanningen ble gjennomført.
Stillinger i saksbehandlergruppen er saksbehandler-/utrederstillinger, hvor grad av ansvar, selvstendighet, spesialisering, utredning, problemløsningsnivå og derav krav til utdannings- og erfaringsnivå bestemmer hvilken stillingskode og lønnsnivå som er riktig.
Stillingen som førstesekretær er i følge lønnsplanen en saksbehandlerstilling. I praksis er det en kombinasjon av mer avanserte kontorfunksjoner og enklere saksbehandling. Omtrent halvparten kontorarbeid og halvparten saksbehandling kan være en pekepinn på oppgaveinnholdet i denne stillingskoden. Stillingen kan være både en avansementsstilling for kontorgruppen og en begynnerstilling for saksbehandlere.
 
Stillingsinnhold
Administrativ stilling med enklere saksbehandling som eksempelvis kan være:
  • samordning, koordinering og oppfølging av kontortjenester
  • ordinære arkivoppgaver, som å journalføre, avskrive, listeføre, arkivlegge osv i henhold til fastlagte arkivregler
  • brukerstøtte på vanlig IT-verktøy, som tekstbehandling, regneark, presentasjonsverktøy
  • opplærings/veiledningsansvar i forhold til lavere kontorstillinger
  • mer spesialiserte oppgaver innenfor ulike felt
 
Førstesekretær kan også pålegges arbeid utover rene kontortekniske funksjoner, men det bør fortrinnsvis være oppgaver som ikke forutsetter spesialisert saksbehandlerkompetanse. Eventuell saksbehandling som legges til førstesekretærstilling forutsettes å ikke kreve særlig grad av skjønnsutøvelse og selvstendige vurderinger, men kan eksempelvis være:
  • enklere brevskriving/korrespondanse (også selvstendig utforming av enkle brev)
  • møteinnkallinger
  • bekreftelser, vitnemål, attester o l
  • andre saksbehandlingsoppgaver av enklere karakter
 
Kvalifikasjonskrav
Minimum 3-årig videregående skole eller tilsvarende. Utdanning utover videregående skole og spesialkompetanse innenfor stillingens fagområde er ønskelig og vil bli tillagt vekt ved tilsetting. Relevante kunnskaper i fremmedspråk. Manglende formell utdanning kan kompenseres med lang relevant praksis.
 
Merknad
I forbindelse med kravet om god allmennutdanning må det tas hensyn til søkerens alder og det utdanningsnivå som var vanlig da utdanningen ble gjennomført.
Merknad
Partene anbefaler at konsulent SKO 1064 ikke benyttes ved kunngjøring, ansettelse eller lønnforhandlinger ved NHH.
 
Stilingsinnhold
Konsulent SKO 1065 kan benyttes til enklere generell saksbehandling, som ikke krever spesialisert kompetanse innenfor de respektive administrative områdene. Med ”enklere saksbehandling” menes mer rutinepregede saksbehandlingsoppgaver som ”går igjen,” og utføres i henhold til forhåndsbestemte instrukser, retningslinjer og prosedyrer. Oppgavene er således preget av en ”oppskriftsmessig” arbeidsutførelse. For å illustrere nivå på oppgavene nevnes eksempler som:
  • sekretærfunksjoner for valgte organer og utvalg, herunder referat/protokollskriving og administrativ tilrettelegging
  • administrering av doktordisputaser
  • enklere og dels rutinepregede oppgaver/saksbehandling innenfor lønns- og regnskapsarbeid
  • bistand i administrering av eksamensavvikling, studentopptak o.l.
 
Stillingen kan også tillegges ulike typer nøkkelfunksjoner knyttet til koordinering og administrativ tilrettelegging, men ikke oppgaver som forutsetter stor grad av selvstendig vurdering eller spisskompetanse.
 
Stillingen kan være både en avansementsstilling for kontorgruppen og en begynnerstilling for saksbehandlere.
 
Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav er normalt 1-2- års utdanning utover videregående skole, og noen års relevant praksis. Relevant realkompetanse kan erstatte utdanningskravet. Dersom oppgavene tilsier det, kan det imidlertid være aktuelt med alternative utdanningskrav, som utdanning fra universitet eller høgskole eller annen relevant kompetanse. Videre bør det normalt kreves praktisk arbeidserfaring tilpasset stillingens ansvarsområde.
Førstekonsulentstillingen skal som hovedregel benyttes til spesialområder, dvs. stillingens oppgaver i sin helhet være knyttet til ett av de administrative fagfeltene. Når det gjelder nivå på oppgavene, vil funksjonen innebære selvstendig ansvar for forvaltning, rådgivning og saksbehandling. Stillingskoden har et bredt lønnsspenn, og oppgave- og ansvarsnivå knyttet til de ulike funksjonene innen denne stillingskategorien kan variere mye. Stillingsinnehaveren må kunne foreta fortolkninger, vurderinger og skjønnsmessige avveininger. Som eksempel på oppgavefelt nevnes:
  • selvstendig regnskapsarbeid
  • selvstendig lønnsarbeid
  • studieadministrative oppgaver, som for eksempel selvstendig praktisk ansvar for eksamensavvikling, studentopptak, informasjon, studieveiledning, undervisningsplanlegging
  • personaladministrative forvaltningsoppgaver
  • ansvar for driften av delarkiv
 
Likeledes kan det være aktuelt med selvstendige utviklings-, vedlikeholds- og koordineringsoppgaver knyttet til eksempelvis prosedyrer, rutiner, organisering av tjenester o.l.
 
Kvalifikasjonskrav:
Det bør normalt kreves høyere utdanning fra universitet eller høgskole (minimum tilsvarende bachelor-nivå). Videre kan det kreves relevant praktisk arbeidserfaring i forhold til fagfeltet.
Annen dokumentert relevant realkompetanse kan erstatte utdanningskravet. Utgangspunktet ved vurdering av ”relevant realkompetanse” vil være antatt evne til selvstendighet, analytisk arbeid og til å mestre oppgaver på det aktuelle nivået. Kandidater uten høyere utdanning må kunne dokumentere ferdigheter på nivå tilsvarende oppgavene knyttet til stillingen. Det vil si at søkeren helt konkret må kunne vise til lang og relevant praktisk erfaring og kompetanse innenfor samme type arbeidsoppgaver som er tillagt den ledige stillingen.
Kode 1363 - Seniorkonsulent
Stillingsinnhold
Seniorkonsulentstillingen kan tillegges krevende og selvstendige saksbehandleroppgaver innen administrative felt som personal, budsjett/økonomi, studie/forskning eller andre spesialområder. Med ”krevende” oppgaver menes blant annet at seniorkonsulenten på selvstendig basis skal kunne legge grunnlag for oppgaveutførelsen, foreta vurderinger, konsekvensanalyser, trekke konklusjoner og fremme løsningsforslag.
 
Eksempler på oppgaver kan være:
  • utrednings-, utviklings- og koordineringsarbeid
  • forberedelse av prinsipielle/overordnede saker for ledelse og styringsorganer
  • utforming av høringsuttalelser
  • utforming av reglementer
 
Merknad
Seniorkonsulentstillingen representerer en karrierevei for særlig kvalifiserte saksbehandlere. Er tyngden av oppgaver relatert til saksbehandling, bør seniorkonsulentkoden eksempelvis benyttes fremfor rådgiver, for å få en rendyrket bruk av saksbehandler-, henholdsvis rådgiverkodene. For øvrig vil seniorkonsulentstillingen normalt være plassert i den ordinære linjeorganisasjonen, mens rådgiver kan karakteriseres ved en noe mer frittstående organisatorisk posisjon.
 
Kvalifikasjonskrav
Det kreves høyere utdanning fra universitet eller høgskole, fortrinnsvis på master-/ hovedfagsnivå. Videre er det en forutsetning med omfattende relevant faglig erfaring og spesialkompetanse på høyt nivå tilpasset stillingenes funksjoner.
Merknad
Rådgiverstillingen krever kompetanse på et mer overordnet og bredt faglig-administrativt nivå enn stilling som seniorkonsulent. I motsetning til seniorkonsulent kan rådgiver tillegges oppgaver som krever tilnærming på tvers av den tradisjonelle organisasjonsstrukturen. Som illustrasjon nevnes prosjektarbeid, gruppe/utvalgsarbeid eller annen team-organisert form for arbeid med komplekse oppgaver/utredninger. Rådgiver kan eksempelvis pålegges oppgave som ”sekretær” i slike sammenhenger, med ansvar for å være pådriver i forhold til prosessen, koordinere arbeidet og ”føre innstilling i pennen”. Forøvrig vises det til presiseringen i forholdet mellom seniorkonsulent og rådgiver i merknaden under SKO 1063 Seniorkonsulent.
 
Stillingsinnhold:
Rådgiverstillingen omfatter høyt kvalifisert utredningsarbeid og rådgivning, og kan blant annet pålegges ansvar for særskilte utviklingsområder, spesialistoppgaver, ”nybrottsfelt” eller oppgaver mer på siden av tradisjonell administrasjon.
 
Andre eksempler på oppgaver kan være:
  • Tyngre utrednings/utviklingsoppgaver som krever spesialkompetanse innen ett eller flere saksområder/ fagfelt
  • rådgivning (veiledningsoppgaver), f.eks. i forbindelse med kompetanseoppbygging innenfor spesielle saksområder eller fagfelt
  • permanente funksjoner/oppgaver av særlig komplisert karakter og /eller oppgaver som befinner seg i avdelingsvise grensefelt og forutsetter særlig grad av samhandling mellom enheter.
Rådgiverstillingen kan representere avansementsmulighet for høyt kvalifiserte saksbehandlere.
 
Kvalifikasjonskrav:
Det kreves høyere utdanning fra universitet eller høgskole, fortrinnsvis på master-/ hovedfagsnivå. Videre er det en forutsetning med omfattende relevant faglig erfaring og spesialkompetanse på høyt nivå tilpasset stillingenes funksjoner.
 
Seniorrådgiver SKO 1364
Stillingsinnhold:
Seniorrådgiverstillingen omfatter høyt kvalifisert fagadministrativt arbeid, og kan i tillegg til rådgivning tillegges ulike administrative oppgaver av særlig krevende karakter. Se for øvrig eksempler på oppgavefelt nevnt under omtalen av rådgiver SKO 1434.
 
Seniorrådgiverstillingen kan også representere en alternativ karrierevei for ledere. Det kan i enkelte tilfeller være et bedre alternativ i forhold til å utnytte en medarbeiders kunnskap og erfaring, og samtidig gi mulighet for faglig fornyelse og utvikling.
 
Seniorrådgiver kan karakteriseres ved en noe mer frittstående organisatorisk posisjon enn eksempelvis SKO 1434 rådgiver- og saksbehandlerstillingene.
 
Kvalifikasjonskrav:
Det kreves høyere utdanning fra universitet eller høgskole, fortrinnsvis på master-/ hovedfagsnivå. Videre er det en forutsetning med omfattende relevant faglig erfaring og spesialkompetanse på høyt nivå tilpasset stillingenes funksjoner.