Søknadsfrister og administrative rutiner

Søknadsfrister og administrative rutiner:

Formelle søknadsfrister er 1.februar, 1.mai og 1.oktober. Søknadsskjemaet for ansatte fylles ut elektronisk, signeres og leveres til instituttene etter individuelt avtalte frister i forkant av de formelle søknadsfristene. Fondsansvarlig ved instituttene skanner søknader som instituttet anbefaler og ekspederer til nhh.postmottak@nhh.no etter at kvalitetssikring er foretatt. Instituttet har selv ansvar for å varsle søker(e) som ikke får anbefalt søknad fra instituttet.


Arrangementssøknader skrives uten fastsatt skjema med beskrivelse av formål, sted, tid, finansieringsplan o.a. Instituttene rangerer søknadene og oversender disse til direktørens forkontor for registrering.

For studentforeningene ved NHH er det organisasjonssekretær som koordinerer søknadene og ekspederer elektronisk til nhh.postmottak@nhh.no. Kjernestyret utarbeider rangering av innkomne søknader, og det er bare søknader som Kjernestyret tilråder som skal ekspederes til postmottaket. Saksbehandler i fondsadministrasjonen utarbeider sakspapirer til møte i Det faste utvalg for fondstildelinger (FUF), som avholdes innen en måned etter formell søknadsfrist. Søkerne får individuelle brev med melding om vedtak. 
 

Presiseringer og oppfordring til instituttene vedr håndtering av søknader til Det faste utvalg for fondstildelinger er utarbeidet i tråd med nye retningslinjer for tildeling av fondsmidler.

Arbeidsrutine for håndtering av søknader til Det faste utvalg for fondstildelinger for organisasjonssekretær og økonomiansvarlig NHHS.

Rapportering

Rapportering:

Med virkning fra 16.mars 2011 skal kvalitetssikring av rapporter fra vitenskapelig ansatte utføres ved instituttene. Ansatte som har fått tildelinger fra Det faste utvalg for fondstildelinger (FUF), skal levere rapport, reiseregning og nødvendig dokumentasjon til sin instituttadministrasjon innen én måned etter at formålet er gjennomført.

 

1.     Håndtering av rapporter:

  1. Vitenskapelig ansatte med tildeling fra FUF skal avlevere rapport, reiseregning og dokumentasjon direkte til instituttadministrasjonen, innen 1 måned etter at formålet er gjennomført.

  2. Instituttets saksbehandler kvalitetssikrer i henhold til protokoll fra FUF og tildelingsbrev fra fondsadministrasjonen. 

     

    ·          Rapportskjemaet/skriftlig rapport gir informasjon om hvilken tildeling det rapporteres for. Saksbehandler finner det aktuelle tildelingsvedtaket i protokoll for møte i Det faste utvalg for fondstildelinger. Rapportskjema finnes på fondsadministrasjonens nettside - norsk: http://www.nhh.no/no/om-nhh/organisasjon/avdelinger/direktørens-stab/reisestipend-og-fondsmidler.aspx og engelsk: http://www.nhh.no/en/about-nhh/management-and-leadership/funds-administration.aspx.
    Etter at kvalitetssikringen er gjennomført, skal saksbehandler manuelt påføre ePhorte saksnummer og hvor bevilgningen gis fra, som står i FUF-protokollen pr vedtak. Saksbehandler skal også føre manuelt på: "Rapport og reiseoppgjør godkjennes" og signere og datere rapportskjemaet.
    ·          Reiseregningsskjemaet (Current) skal vise hvilken budsjettenhet som berøres, eventuelle utbetalte forskudd, ev. fordeling av kostnader mellom instituttet og FUF, ev. ekstern finansieringskilde. Ved tildeling fra Avsatte budsjettmidler skal det stå ”1055 Incentivmidler forskning” og ved tildeling fra NHHs fond og legater skal det stå ”fond og legater”. Reiseregningen skal bare signeres av den vitenskapelig ansatte som har fått tildelingen og instituttadministrasjonen oppfordres til å være behjelpelig med korrekt utfylling. Kontoanvisningsskjema kan benyttes for å indikere beløp som skal dekkes fra andre kilder enn avsatte budsjettmidler/fond og legater.
    - Ved forskningsopphold dekkes oppholdsutgifter i henhold til tildeling fra FUF, dvs. etableringsstøtte 1. måned (10 x døgnsats etter statens satser) og kr 5000 for enslige/kr 10.000 for reise m/familie pr påfølgende måned. Det skal legges ved original dokumentasjon fra husleieavtale/husleieregning og/eller hotellregning/annen overnatting.
    - Ved konferansedeltakelse dekkes oppholdsutgifter i henhold til tildeling fra FUF, og innenfor statens satser for reiser utenlands og innenlands (natt og kostgodtgjørelse), som kunngjøres i Personalmelding fra Statens Personalhåndbok. For overnatting må original hotellregning dokumenteres og faktiske kostnader dekkes av FUF.
    - Reiseutgifter dekkes i henhold til tildeling fra FUF og i samsvar med beregnede kostnader for transport i søknaden til FUF. Som dokumentasjon på flyreiser foretrekkes e-postkvitteringen som blir sendt ut i etterkant av reisen fra flyselskapet (automatisk ved bestilling av TPC-reiser hos SAS). For øvrige reiser godkjennes e-ticket sammen med boarding pass/setekvittering. Dokumentasjon på lokal transport ønskes vedlagt. Utskrift av påmeldingsskjema for konferansen skal enten legges ved søknad eller rapport. Bekreftelse på aksept av paper fra arrangør skal legges ved, dersom aksept av paper er en forutsetning for tildelingen.
    - Kompensasjonstillegg dekkes ikke ved reisestipend.

     

  1. Instituttets saksbehandler ekspederer rapportskjema og signert reiseregningsskjema til nhh.postmottak@nhh.no, med tittel f eks ”Rapport fra forskningsopphold/ konferansedeltakelse – NN”. Det oppfordres til at saksbehandler noterer dato for når rapport er godkjent, og hvilket beløp som skal dekkes, i FUF-protokollen.
  2. Instituttets saksbehandler ekspederer rapport, signert reiseregning og all dokumentasjon/vedlegg til økonomiavdelingen v/Marit Borsholm via internposten.