Søknad og rapportering

1.februar, 1.mai og 1.oktober er de formelle søknadsfristene for reisestipend og fondsmidler til Det faste utvalg for fondstildelinger. Instituttene og organisasjonssekretær for NHHS setter interne frister i forkant av de formelle.

Prosedyrer for søknadsprosessen gir informasjon om søknadsbehandlingen på instituttene, i NHHS og i fondsadministrasjonen.

Rapportering

Ny rutine implementeres fra 16.mars 2011 for kvalitetssikring av rapport, reiseregning og relevant dokumentasjon ved instituttene, når det gjelder tildelinger fra Det faste utvalg for fondstildelinger.
Kronologisk rekkefølge for håndtering av rapportene: 

 

  1. Vitenskapelig ansatte med tildeling fra FUF skal avlevere rapport, reiseregning og dokumentasjon direkte til instituttadministrasjonen, innen 1 måned etter at formålet er gjennomført.
  2. Instituttets saksbehandler kvalitetssikrer i henhold til protokoll fra FUF og tildelingsbrev fra fondsadministrasjonen. 
  3. Instituttets saksbehandler ekspederer rapportskjema og signert reiseregningsskjema til nhh.postmottak@nhh.no.
  4. Instituttets saksbehandler ekspederer rapport, signert reiseregning og all dokumentasjon/vedlegg til økonomiavdelingen v/Marit Borsholm via internposten.

ePhorte-håndtering fra søknad via tildelingsbrev/avslagsbrev til rapportering
 

  1. Instituttets saksbehandler ekspederer én og én søknad (m/vedlegg) til nhh.postmottak@nhh.no i forkant av de formelle søknadsfristene 1.2., 1.5. og 1.10. (Dersom en allerede ekspedert søknad ikke anbefales fra instituttet, skal instituttets saksbehandler umiddelbart sende e-post om dette til postmottaket).
     
  2. Sentraladministrasjonen importerer e-post fra postmottaket som inngående jp og fører opp Kristine S. Stenhaug (KSS) som saksbehandler, med kopi til instituttets saksbehandler og kontorsjef.
     
  3. KSS besvarer inngående jp med å skrive en utgående jp med melding om vedtak i FUF, med kopi til instituttets saksbehandler, kontorsjef og Marit Borsholm. Dokumentet ekspederes pr e-post til søker etter at protokollen fra FUF-møtet er signert av leder, Gunnar E. Christensen.
     
  4. Rapporten produseres ved hjelp av fondsrapportskjema på web og reiseregningen i Current (ev. en regnskapsoversikt i spesielle tilfeller og ved arrangementstildelinger), og instituttets saksbehandler foretar kvalitetssikringen av rapport, reiseregning og dokumentasjon ihht fondsadministrasjonens krav. Saksbehandler ved instituttet sender en kopi av rapportskjema og signert reiseregning til nhh.postmottak@nhh.no. 
     
  5. Sentraladministrasjonen importerer e-posten fra postmottaket til tilhørende ePhortesak og påfører instituttets saksbehandler på jp, med kopi til kontorsjef, Gunnar, Marit og Kristine.
     
  6. Instituttets saksbehandler avskriver restansen i ePhorte: Klikk på Mottatte journalposter, velg Besvar/avskriv, Avskriv jp og velg Tas til etterretning (TE) blant alternativene i menyen. 
     
  7. Saksansvarlig for ePhortesaken (KSS) ferdigstiller saken.

Fondsadministrasjonen

Fondsadministrasjonen består av:
Forretningsfører: ole.hope@nhh.no
Sekretær for eksterne fond og saksbehandler for boliglån: knut.roald@nhh.no
Sekretær for Norges rederiforbundsfond: knut.roald@nhh.no
Sekretær for Styret for høyskolens fond og legater, Det faste utvalg for fondstildelinger og
saksbehandler for reisestipend/fondsmidler: kristine.stenhaug@nhh.no
Regnskap: marit.borsholm@nhh.no

 

Søknader som ikke behandles av Det faste utvalg for fondstildelinger, og faller utenfor Retningslinjer for tildelinger av fondsmidler, vedtatt av Fondsstyret 17.4.08, kan behandles av sekretær for NHHs eksterne fond. Se egen informasjon om interne fond.

Dispachør Theodor Amelns Handelshøiskolefond gir stipend til NHH-studenter og -ansatte og administreres av Bergens Næringsråd. Fondet behandler skriftlige søknader løpende.