Råd og tips

2.1 Malen vil holde orden på:

• overskrifter for kapitler og overskrifter på lavere nivå - underkapitler og andre overskrifter
• fotnoter
• hyperlinker i dokumentet
• lister
• tekst
• innholdsfortegnelse
• kildeliste
• sidenummerering

2.2 Unngå (uansett om du bruker stiler eller ikke):

• bruk av ”Enter-tasten” (linjeskift) på slutten av linjen, men skriv til markøren ”hopper” til neste linje selv. Det gjelder både vanlig tekst som løper fra marg til marg og alt annet som for eksempel teksten i ”lister” som den du leser nå. Bruk ”Enter” når du skal ha et nytt avsnitt, eller et nytt punkt på listen.
• bruk av ”Space-tasten” (mellomrom) for å legge inn ekstra mellomrom. Denne tasten brukes bare for å skille enkeltord fra hverandre! Har du behov for å holde teksten i spalter, lag en tabell.
• bruk av tabulator, den skaper krøll ved konvertering til andre formater.
• bruk av ”Enter” flere ganger etter hverandre for å komme til en ny side. Bruk tastene ”Ctrl + Enter” sammen - da får du en ny side på en riktig måte.
• bruk av henvisninger av typen ”se side” som refererer til sider i oppgaven. Sidenummereringen forandrer seg fortløpende under skriving og formatering av oppgaven.

Vær ellers oppmerksom på at din versjon av Microsoft Word ikke nødvendigvis stemmer nøyaktig med den beskrivelse og de skjermbilder vi bruker her (spesielt dersom du ikke benytter en PC her på NHH). Kontakt oss dersom du får problemer.

Har du engelsk versjon av Windows og Word, skal menyene og navnene på stilene i din Word-versjon stort sett stemme språklig godt overens med skjermbildene i denne veiledningen. Skulle du likevel oppleve andre navn på stilene enn de vi bruker i våre eksempler, er det imidlertid ingen grunn til å fortvile. Dette påvirker ikke stilenes funksjonalitet, så følger du vår veiledning spiller det ingen rolle om stilen heter ”Heading 1”, eller ”Overskrift 1”.

2.3 Hent og lagre malen

Malen som brukes ligger her, men vi anbefaler at du leser vår veiledning før du begynner å laste den ned.

Du åpner malen ved å klikke på lenken ovenfor. Malen for oppgaveskriving ligger på en server og du bør laste ned denne til en mappe på hjemmeområdet ditt (M-området). Når du jobber med oppgaven bør du hele tiden jobbe mot M-området. Malen åpnes automatisk i den nettleseren du bruker, eller du får opp en boks på skjermen hvor du kan åpne (”Open”), eller lagre (”Save”) filen. I vårt eksempel har vi brukt Internet Explorer 6.0.

2.3.1 Hvorfor lagre på M-området?

NHHs IT-avdeling tar regelmessig sikkerhetskopi av hjemmeområdene. Det betyr at hvis du ved en feil ødelegger filen, enkelt kan hente tilbake en tidligere kopi. Se mer informasjon om henting av filer fra backup her.

Husk å lagre ofte når du skriver. Da er du sikker på at du ikke mister mye arbeid dersom du av en, eller annen grunn skulle få problemer med Word, eller PC’en generelt. Det kan også være en god idé å lagre dokumentet i flere versjoner, f eks ved at du endrer navnet på filen hver gang du gjør en større endring. Dette kan du gjøre ved å bruke ”Save as” (Lagre som) fra filmenyen. Du kan f eks bruke versjonsnummer (”masteroppgave v1.0.doc”, ”masteroppgave v1.1.doc”), eller dato (”masteroppgave 0105-2005.doc”, ”masteroppgave 0205-2005.doc”) etter hvert som du lager nye versjoner av dokumentet.

Dersom du ikke har tilgang på M-området på den maskinen hvor du jobber bør du sørge for sikkerhetskopiering av arbeidet ditt. Du kan kopiere filen til en annen enhet (harddisk, minnepinne, CD/DVD, diskett), sende den til deg selv på e-post, eller laste den opp i ”Mine filer” i it’s:learning (dersom du har internett-tilgang). Kontakt oss dersom du er usikker på hvordan du gjør dette.

I eksempelet har vi laget en mappe på M-området som heter ”Master”. I denne ønsker vi å lagre malen.

Når du klikker på lenken for å laste ned malen, skal du normalt få opp en boks på skjermen hvor du blir du spurt om å ”Open”, eller ”Save” filen. Dersom du ikke får opp en slik boks, kan du forsøke å høyreklikke på lenken og deretter velge ”Save link as” fra menyen.

Lagre dokumentet i mappen ”Master” på ditt M-område. Bruk deretter filbehandling for å kopiere malen. Endre navnet på kopien til f eks ”Masteroppgave Versjonsnummer.doc”. Kopien bruker du som arbeidsdokument. Dermed har du den opprinnelige malen liggende dersom du skulle ha behov for å starte på nytt.

Nå har du "startdokumentet" for oppgaven din. Når du arbeider med oppgaven bruker du alltid dette dokumentet. Det er best å ha hele oppgaven i ett dokument. I mappen ”Master” bør du også samle alle illustrasjoner (bilder, grafikk) som eventuelt skal inn i oppgaven.

 

3.1 Se stiler i et Word-dokument

For å kunne se stiler som kan brukes i dokumentet, må du bruke ”Normalvisning” i Word. Gå til ”View” på verktøylinjen, og velg ”Normal”.

Hvis feltet med stilene ikke vises, klikk på ”View” i verktøylinjen, deretter ”Toolbars” og hak av for ”Formatting”.

Skjermbildet av startdokumentet ser nå slik ut:

3.2 Feltet med stiler vises ikke!

Dersom du ikke ser feltet med stiler i normalvisning kan du sjekke at innstillingen i Word for å vise feltet er riktig. Velg ”Tools” og ”Options” i verktøylinjen. I boksen på skjermen sjekker du innstillingene for ”View”. Sjekk at ”Style area width” er satt til noen centimeter (avhengig av hvor bredt du ønsker at feltet skal være).

Dersom du vil skjule feltet med stiler, gå til verktøylinjen og velg ”View” og ”Print layout”. Du kan hoppe mellom de to visningsformatene mens du skriver oppgaven. Utskriftsoppsettet viser oppgavens layout.
 

4.1 Fyll ut opplysninger i filinformasjonen

I hvert Word-dokument lagres det en del "usynlig informasjon". Du kan se hva som ligger lagret av slik informasjon i din fil ved å velge ”File” og ”Properties” på verktøylinjen. Se om det ligger noen informasjon om forfatter og organisasjon der. Rett opp opplysninger i disse feltene dersom de ikke er riktige, dvs. ditt navn i forfatterfeltet og Norges Handelshøyskole som organisasjon. Skriv også inn tittelen på din oppgave dersom du har bestemt hva den skal hete. Du kan forandre disse opplysningene senere dersom ønskelig.

Opplysningene herfra vil følge filen når dokumentet konverteres til PDF. Når man søker via web vil denne informasjonen bli vektlagt av programmet som søker (f eks av Google). Det er derfor viktig at du står som forfatter av dokumentet. Det du minimum bør fylle ut er tittel på dokumentet, forfatter og organisasjon (Norges Handelshøyskole). Du kan også fylle ut de andre feltene dersom du ønsker det.

4.2 Oppgaveteksten først - vent med resten!

Nå kan du begynne å skrive oppgaven. Du ser stilnavnene i venstre spalte, oppgaveteksten i høyre som på bildet nedenfor. Hopp over tittelbladet, innholdsfortegnelsen, etc., helt til overskriften for første kapittel.

Her kan du begynne å skrive. Når oppgaven er ferdigskrevet, lager du innholdsfortegnelsen, utformer tittelblad, legger inn sammendrag, etc.

Vent med å sette inn bilder, tabeller og diagrammer til du er ferdig med å skrive!

4.3 Struktur

Hver kapitteloverskrift er av type ”Heading 1” - i vårt eksempel nedenfor heter første kapittel ”Innledning”.

Stilen ”Normal” brukes for vanlig tekst. For å bytte stil til ”Normal” etter ”Heading 1” plasserer du markøren på slutten av teksten du har skrevet som ”Overskrift” og trykker ”Enter”. Da kommer ”Normal” automatisk frem i venstre spalte.

På denne måten skal du bruke malen. Se eksempelet nedenfor for overskrifter på forskjellige nivåer og vanlig tekst i avsnitt.

Nummerering skjer automatisk, så ikke skriv inn tallene!

Det er vanlig å strukturere kapitler på flere nivåer. Vær derfor konsekvent i bruk av overskriftsnivåer – ”Heading 1”, ” Heading 2”, ” Heading 3”, osv. for de forskjellige nivåene. De danner bl.a. grunnlaget for automatisk generering av innholdsfortegnelsen.

Du står helt fritt når det gjelder hvilken del/kapittel du vil skrive først. Du kan begynne med f.eks. kapittel 2. Når du etterpå vil skrive kapittel 1, setter du markøren foran overskriften for kapittel 2 og velger ”Heading 1”. Da kan du skrive overskriften for kapittel 1 og nummereringen oppdateres automatisk. Det som opprinnelig var kapittel 1 skyves nedover og blir til kapittel 2.

Du kan benytte stilmenyen på verktøylinjen for raskt å veksle mellom de forskjellige stilene ved behov.

4.4 Avsnitt

For å lage flere avsnitt, skriv med ”Normal” og trykk ”Enter” for hvert nytt avsnitt. På første linje i det nye avsnittet ser du at det igjen står ”Normal” i den venstre kolonnen (stilmenyen).

Skal du skrive annet enn avsnitt, trykk ”Enter” for nytt avsnitt og velg en annen stil fra stilmenyen som vist ovenfor.

4.5 Bruk av bilder og illustrasjoner

Det er viktig at bilder og illustrasjoner i oppgaven din lagres som egne dokumenter/filer og i samme mappe på hjemmeområdet som oppgaven. Bildene må legges inn i Word-dokumentet som referanser. Det vil si at du bruker menyvalget ”Insert”, ”Picture”, ”From file”, for å sette inn et bilde. Ikke kopier bildet rett inn i dokumentet!

4.6 Bruk av tabeller til formatering av kolonner

Hvis du trenger å presentere data i spalter, bruk tabeller. Det er enkelt å lage tabeller i Word, og de konverteres greit både til HTML og PDF. Ikke legg inn blanke tegn for å holde teksten i tabellen på plass. Blanke tegn forsvinner ved konvertering og du får problemer med formatering av tabellen i Word hvis du gjør større endringer i teksten. Det er mulig å lage tabeller med usynlig ramme slik at teksten ser mer elegant ut.

4.7 Import fra Excel

Det finnes mange måter å integrere data fra Microsoft Excel i Word, men ikke alle er egnet dersom du skal konvertere Word-dokumentet til andre filformater senere. Metoden som beskrives nedenfor er én av de sikre metodene.

4.7.1 Tabeller

Når du arbeider med data i Excel bør du gjøre ferdig alle tabeller og diagrammer, for så å sette disse inn i Word-dokumentet til slutt. For ikke å glemme at du skal ha med en tabell i dokumentet, kan du legge en linje i teksten der hvor tabellen skal være. For eksempel ”[sett inn tabell her]”. Når du er ferdig med tabellen i Excel, merker du den og kopierer den til Word vha ”Copy” og ”Paste” under ”Edit” på verktøylinjen. Eventuell videre formatering av tabellen kan gjøres i Word.

4.7.2 Justering av teksten i tabellen

For å justere teksten både i tabellen og på siden, bruk justeringsverktøyet i Word. Merk tabellen, kolonnen, eller teksten i kolonnen som skal justeres og velg et av alternativene fra verktøylinjen.

4.7.3 Diagrammer

Diagrammer bør lages ferdig i Excel og kopieres inn i et tegneprogram (for eksempel ”Paint Shop Pro” som er tilgjengelig under ”NHH Standardprogrammer” i startmenyen på alle NHH PC’er) . Der kan du lagre filen som gif, jpg, eller et annet format som støttes av Word. Dette gjør du først når dataene som danner grunnlaget for diagrammene i Excel er ferdigbehandlet.

For å sette inn diagrammet bruker du som for andre bilder menyvalget ”Sett inn”, ”Bilde”, ”Fra fil”.

Merk at du ikke kan forandre verdiene i diagrammet i Word senere. Det diagrammet du har i Word er et statisk bilde og er ikke lenger koblet til verdiene i grunnlagstabellen i Excel. Du har heller ikke tilgang til formatering av diagrammet med Word/Excel verktøyet. Du kan imidlertid erstatte bildet med en ny versjon tatt fra Excel dersom det er nødvendig.

Juster plassering av diagrammer på siden med.

4.8 Import av tekst fra et annet dokument

Du kan importere tekst fra et annet dokument. For at teksten ikke skal "arve" stiler fra "importdokumentet", gjør du følgende:

• marker teksten du vil kopiere og velg ”Edit”, ”Copy” på menylinjen
• gå inn i din oppgave og finn stedet hvor teksten skal limes inn
• velg ”Edit” og ”Paste special”
• velg ”Unformatted text” i vinduet som dukker opp

Når teksten er på plass må du gå gjennom den og stile den på nytt med stilene i din mal/oppgave.

4.9 Det første sist

4.9.1 Tittelblad

Opplysninger om tittel, etc., skal komme på tittelbladet. Feltene er allerede forhåndsdefinert i ditt "startdokument". Dette er den aller første siden i oppgaven. Gå dit og fyll inn informasjon i de enkelte feltene:

4.9.2 Forord, sammendrag, dedikasjon, m.m. (alt som ikke er en del av selve oppgaveteksten)

Etter at du er ferdig med det siste feltet på tittelbladet (vanligvis dato) setter du markøren foran bokstaven ”C” i ”Contents”. Her kan du begynne med forordet til oppgaven.

Bruk ”Enter” for å lage sideskift - du får da opp en ny side med stilen ”Heading 1” unummerert. Skal du legge inn forordet, skriver du "Forord" og trykker ”Enter” for avsnitt. ”Normal” stil kommer automatisk opp i stilfeltet.

Trenger du tilsvarende for sammendrag, dedikasjon, eller lignende, setter du igjen markøren foran ”Contents” og gjentar oppskriften over.

 

 

4.9.3 Litteraturliste

I ditt startdokument ligger stiler for litteraturlisten helt bakerst. Her er noen eksempler på bruk av stiler til litteraturlisten:

Husk at litteraturlisten skal sorteres alfabetisk.

4.10 Sjekk før du lager innholdsfortegnelse

Innholdsfortegnelsen blir generert automatisk ut fra hvilke stiler som er brukt i overskriftene. Derfor er det viktig at overskriftene i dokumentet har riktig hierarki. Kontroller dokumentet og sjekk at:

• alt er med - sammendrag, vedlegg, kildeliste etc.
• tabeller, diagrammer og bilder ligger på riktig plass i oppgaven og ser bra ut
• sjekk at stilene du ser i stilfeltet stemmer, og at ingen ekstra linjer, ekstrastiler, etc., har kommet inn - rett evt. feil i stilene
• sjekk at sideskift er der du vil ha de, bruk ”Ctrl + Enter” for å legge inn sideskift der hvor det eventuelt er nødvendig
• gå gjennom dokumentet i forhåndsvisning – velg ”File” og ”Print preview” på verktøylinjen

4.11 Lage innholdsfortegnelse

Du kan lage innholdsfortegnelsen på et tidlig tidspunkt dersom du synes det er nyttig i skriveprosessen, men siste versjon må lages helt til slutt! For å lage innholdsfortegnelsen går du til stedet i dokumentet ditt hvor det står ”Contents”. Der skal innholdsfortegnelse settes inn.

Velg ”Insert”, ”Reference” og ”Index and Tables” på verktøylinjen. Når du trykker ”OK” blir innholdsfortegnelsen generert.

Dersom du gjør endringer i dokumentet på et senere tidspunkt, må du oppdatere innholdsfortegnelsen med ”Shift + F9”. Fungerer ikke dette kan du slette innholdsfortegnelsen og generer en ny. Glem ikke å sjekke at alle de siste forandringene som kan påvirke sidenummerering er tatt med.

4.12 Sjekk før du konverterer til PDF

• Er informasjon i ”File” og "Properties" riktig (tittel, forfatter, organisasjon)?
• Bla gjennom oppgaven side for side i normalvisning og sjekk at det ikke ligger feilaktige eller unødvendige stiler i stilfeltet.
• Skift visning til utskriftoppsett med ”View”, ”Print preview” fra verktøylinjen - sjekk layouten for hver side. Kontroller at alle bildene, etc., er med, og at oppsettet for hver side er riktig.

4.13 Nyttige lenker

Konvertering til PDF (kommer senere)