Innledning

NHH Biblioteket har valgt en modell der det er den enkelte forsker som selv registrerer sin forskningsaktivitet i ForskDok. Biblioteket står for kontroll av de registrerte opplysningene i forbindelse med den årlige rapporteringen til DBH, men også ellers i løpet av året.
Biblioteket er også ansvarlig for lokal brukerstøtte og kursing i bruk av ForskDok-systemet. All kontakt mellom forskere og ForskDok går via biblioteket.

En vitenskapelig publikasjon defineres gjennom fire kriterier, hvorav samtlige må være oppfylt. Publikasjonen må:

  1. presentere ny innsikt
  2. være i en form som gjør resultatene etterprøvbare eller anvendelige i ny forskning
  3. være i et språk og ha en distribusjon som gjør den tilgjengelig for de fleste forskere som kan ha interesse av den
  4. være i en publiseringskanal (tidsskrift, serie, bokutgiver, nettsted) med rutiner for fagfellevurdering

Rutinene skal følges når poster som inneholder rapporterbare publiseringskanaler registreres eller kontrolleres. Kategorier som skal rapporteres er følgende:

  • fagfellevurderte artikler i vitenskapelige tidsskrift
  • vitenskapelige antologier
  • artikler i vitenskapelige serier
  • artikler i vitenskapelige antologier.
 

Ansvarsforhold

Rutinene for registrering, kontrollering og rapportering av data skal følge dette mønsteret:
    Forfatter, eller person oppnevnt av forfatter, registrerer selv sine publikasjoner
  • Biblioteket importerer tilgjengelige poster på månedlig basis
  • Biblioteket og Forkningskoordinator kontrollerer registrerte og importerte poster
  • Biblioteket markerer kontrollerte poster som ”godkjent for rapportering”
  • Forskningsutvalget skal foreta den endelige godkjenningen av rapporten
  • Biblioteket rapporterer data til DBH

 

Skjematisk fremstilt:

saksgang i rapportering til DBH

Egenregistrering

Selv om ForskDok-ansvarlig ved biblioteket vil importere kvalitetssikrede poster til systemet, må er enhver forfatter selv ansvarlig for at egne publikasjoner blir korrekt registrert. Eventuelle importerte poster vil flettes sammen med manuelt registrerte poster der det er nødvendig. Importen dekker vanligvis omtrent halvparten av NHHs totale publikasjonsmengde, så det er viktig at man sjekker at egne publikasjoner er registrert. Pass også på å sjekke om publikasjoner er importert før man begynner en manuell registreringsprosess - systemet har ingen innebygget kontroll av duplikatposter og det er tidkrevende å fjerne slike før den årlige rapporteringen av publiseringsdata.
 
Aktuelle felter som skal fylles inn er ikke alltid like for de ulike publikasjonstypene.
 
  • Velg publikasjonsform.
    Vær spesielt oppmerksom på forskjellen mellom de ulike typene tidsskrift. Kategorien ”fagfellevurdert artikkel i vitenskapelig tidsskrift” må autoriseres via ITAR. Dette gjelder også ”vitenskapelig serie”, ” vitenskapelig antologi” og ”vitenskapelig monografi”.
  • Fyll inn publikasjonens tittel.
    De resterende feltene på fanen ”Publikasjon” kan fylles ut om ønskelig.
  • Legg inn alle bidragsytere.
    Velg korrekt rolle for de enkelte forfattere – vanligvis ”forfatter”. Alle forfattere må finnes i personregisteret før de kan legges inn – hvis nødvendig skal nye forfattere først registreres i personregisteret.
  • Fyll inn all nødvendig informasjon om publikasjonskilden. 
    Minimumskrav:
    Artikler: Utbredelse, språk, årstall, publiseringskanal
    Monografier: Utgiver, språk, år
    Serier: Språk, år, navn på bind, publiseringskanal(serienavn)
    Antologier: Språk, publiseringskanal, år, navn på antologi
  • Få ITAR-autorisasjon på de feltene som krever det.
    Her vil det ikke være mulig å skrive inn fritekst. All informasjon skal legges inn via ITAR. Er dette ikke mulig, må publikasjonstype endres til en ikke-tellende kategori. Merk at kategorien 'artikkel i vitenskapelig tidsskrift' ikke genererer publikasjonspoeng selv om den krever ITAR-autorisasjon. Kontakt gjerne biblioteket for hjelp.
  • Sjekk at ingen faner har rød hake.
    Du kan ikke lagre et skjema med røde haker. Gule haker betyr ”ufullstendig skjema”, men ingen vitale opplysninger mangler.
  • Lagre oppslaget under fanen ”oppsummering”

Import

Importlisten fra ITAR blir sjekket på månedlig basis. I de tilfeller det er nye poster til import blir følgende rutine fulgt:
  • Duplikatsjekk.
    Eventuelle duplikater blir sammenføyet dvs. at autorisert post fra ITAR blir føyet sammen med eksisterende post.
  • Nyutgivelser.
    Er det snakk om en nyutgivelse av allerede registrert artikkel eller lignende, blir importklar post ikke importert. Nyutgivelse avgjøres ut fra navn på publikasjon og/eller forfattere.
  • Institusjonstilhørighet.
    Enkelte poster fra importlisten har ikke forfattere fra vår institusjon. (listen er feil) Dette oppfanges vanligvis ved søking i ForskDok personregister som er nødvendig for å komplettere nye importerte poster. Biblioteket tar en spesiell sjekk på publikasjoner fra de ulike forskningssentra som er tilknyttet NHH, men som ikke skal rapporteres sammen med våre tall.
  • Autorisasjon
    Poster importert via ITAR regnes som automatisk godkjente for rapportering. Biblioteket krever ikke noen ytterligere dokumentasjon på at publikasjonen foreligger på den måte de importerte data indikerer med mindre det er åpenbare feil.

Kvalitetskontroll / Vitenskapelighet

I forbindelse med importen vil biblioteket også gå gjennom utvalgte kategorier av allerede registrerte poster. I denne kontrollen skilles det ikke mellom importerte og manuelt registrerte poster. Formålet med gjennomgangen er todelt: publikasjoner som har de formelle kriteriene for publikasjonspoeng i orden, skal være registrert som enten ”fagfellevurdert artikkel i vitenskapelig tidsskrift”, ”vitenskapelig monografi”, ”artikkel i vitenskapelig antologi” eller ”artikkel i vitenskapelig serie” og poster som allerede er registrert på disse nivåene skal ha de formelle kriteriene i orden.
 
 
Fagfellevurdert artikkel i vitenskapelig tidsskrift
  1. Sjekk at ITAR-autorisasjon er på plass
  2. Ta stilling til publikasjonens vitenskapelighet i henhold til kriterier ovenfor.
    Sjekk om det er registrert tidligere utgaver med likt innhold i annen publiseringskanal, og med samme sett av forfattere. Les eventuelt (deler av) artikkelen for å ta en avgjørelse angående ny viten. Konferer med forskningsavdelingen i tvilstilfeller.
  3. Sjekk at minst en av forfatterne er tilhørende NHH. Publikasjoner fra andre institusjoner skal ikke rapporteres av NHH. Kontroller i publikasjon eller ved eierinstitusjon i vanskelige tilfeller.Poster med feil i forfatteradresse bør slettes, eller overføres til 'avvist'-kategorien slik at de ikke blir rapportert til dbh.
  4. Få med alle medforfattere (sjekkes mot referansedatabase). Komplett oversikt kan hentes fra publikasjon eller fra referansedatabase. Eventuelle uregistrerte forfattere må registreres i personregister med korrekt institusjon (ISI author finder er et nyttig verktøy). Sjekk også at forfatter-rolle er korrekt registrert.
  5. Sjekk at bibliografiske opplysninger er korrekte. Bruk referansedatabase eller publikasjon.
  6. Nasjonal/internasjonal/språkform skal være korrekt registrert. Utbredelse kan i noen (tvils)tilfeller sjekkes mot tidsskriftets hjemmeside. Ellers definerer ”vekt på forskning” hva som regnes som hhv. ”nasjonal” og ”internasjonal” – sjekk her ved vanskelige tilfeller.
  7. Marker som ”klar for rapportering”
Vitenskapelig Monografi
  1. Sjekk at ITAR-autorisasjon er på plass.
  2. Ta stilling til publikasjonens vitenskapelighet i henhold til gjeldende kriterier. For monografier gjelder det spesielt å holde lærebøker og lignende unna kategorien ”vitenskapelig monografi”. Konsulter boken selv hvis mulig. Undertitler med ord som ”lærebok”, ”oppgavesamling” eller forord som viser at boken er tiltenkt undervisning kan peke på at boken ikke skal kategoriseres som monografi. Forlagets beskrivelse eller andre beskrivelser av boken kan også benyttes. Se på om boken er tiltenkt fagfeller eller almuen. Populærvitenskap skal ikke rapporteres som monografi. Konferer med forskningsavdelingen i vanskelige tilfeller.
  3. Sjekk at minst en av forfatterne er tilhørende NHH. Publikasjoner fra andre institusjoner skal ikke rapporteres av NHH. Kontroller i publikasjon eller ved eierinstitusjon i vanskelige tilfeller
  4. Få med alle medforfattere (sjekkes mot referansedatabase). Komplett oversikt kan hentes fra publikasjon eller fra referansedatabase. Eventuelle uregistrerte forfattere må registreres i personregister med korrekt institusjon (ISI author finder er et nyttig verktøy).
  5. Sjekk at bibliografiske opplysninger er korrekte. Bruk referansedatabase eller publikasjon
    I tilfeller med misvisende/manglende opplysninger sjekkes ulike elektroniske kilder, som f. eks. forlag, eller boken konsulteres i samlingen hvis mulig. Som siste instans kontaktes forfatteren selv for opplysninger.
  6. Sjekk spesielt ISSN/ISBN-opplysninger for ikke å blande sammen monografi og serie.
  7. Marker som ”klar for rapportering”
Artikkel i vitenskapelig antologi
  1. Sjekk at ITAR-autorisasjon er på plass.
  2. Ta stilling til publikasjonens vitenskapelighet i henhold til gjeldende kriterier.
    I tillegg til kriteriene beskrevet ovenfor skal det sjekkes om forfattertilhørighet kommer tydelig fram i publikasjonen. Konsulter publikasjonen, evt. send en forespørsel til bibliotek sim har boken i samlingen. Kravet til ”vitenskapelighet” er generelt noe lavere for denne typen publikasjon enn for tidsskriftsartikler/monografier (ref.: ”vekt på forskning”) og vi godkjenner vanligvis publikasjoner som har de formelle kriteriene i orden.
  3. Har forfatteren hatt kun redaktørrolle?
    Dette må sjekkes spesielt – redaktørrolle skal ikke generere poeng automatisk.
  4. Sjekk at minst en av forfatterne er tilhørende NHH. Publikasjoner fra andre institusjoner skal ikke rapporteres av NHH. Kontroller i publikasjon eller ved eierinstitusjon i vanskelige tilfeller.
  5. Få med alle medforfattere (sjekkes mot referansedatabase). Komplett oversikt kan hentes fra publikasjon eller fra referansedatabase. Eventuelle uregistrerte forfattere må registreres i personregister med korrekt institusjon (ISI author finder er et nyttig verktøy).
  6. Sjekk at bibliografiske opplysninger er korrekte.
  7. Marker som ”klar for rapportering”.
Artikkel i vitenskapelig serie
  1. Sjekk at ITAR-autorisasjon er på plass
  2. Ta stilling til publikasjonens vitenskapelighet i henhold til gjeldende kriterier. Som for vitenskapelige antologier skal forfatter og forfattertilhørighet være tilknyttet den enkelte artikkel.
  3. Sjekk at minst en av forfatterne er tilhørende NHH. Publikasjoner fra andre institusjoner skal ikke rapporteres av NHH. Kontroller i publikasjon eller ved eierinstitusjon i vanskelige tilfeller.
  4. Få med alle medforfattere (sjekkes mot referansedatabase). Komplett oversikt kan hentes fra publikasjon eller fra referansedatabase. Eventuelle uregistrerte forfattere må registreres i personregister med korrekt institusjon (ISI author finder er et nyttig verktøy).
  5. Sjekk at serie-navn korrekt registrert? Her gjøres det ofte feil under manuell registrering.
  6. Sjekk at bibliografiske opplysninger er korrekte.
  7. Marker som ”klar for rapportering”

Avviste publikasjoner

Poster med åpenbare feil, eller med opplysninger som ikke lar seg verifisere på kontrolltidspunkt, bør flyttes til kategorien "avvist".

Slike poster blir ikke slettet, og de forblir søkbare, men de vil ikke bli med på dbh-rapporten som sendes ved årsslutt.  Poster kan når som helst flyttes ut av denne kategorien hvis opplysninger kan verifiseres på et senere tidspunkt.

Benytt feltet "lokal kode" for å fylle inn informasjon om grunnen til avvisningen.

Kontroll av poster på lavere nivåer

I månedlige intervaller skal biblioteket søke opp alle poster registrert med NHH-ansatte som (med)forfatter. Aktuelle kategorier er disse:
  • Artikkel i fag/bransjetidsskrift
  • Artikkel i populærvitenskapelig tidsskrift
  • Artikkel i vitenskapelig tidsskrift
  • Fagbok
  • Lærebok
  • Kapittel (del av bok/rapport)
Formålet med denne kontrollen er å sikre at man ikke har manuelt registrert publikasjoner på et nivå som ikke genererer publikasjonspoeng hvis de oppfyller kriteriene for vitenskapelige publikasjoner.
 
Viktigst i denne kontrollen er å undersøke om aktuell publiseringskanal for en gitt publikasjon kan finnes i ITAR-registeret. Er publiseringskanalen registrert som vitenskapelig (med fagfellevurdering) i ITAR, vil biblioteket ”oppjustere” den registrerte posten til en tellende kategori så fremt alle de andre kriteriene for vitenskapelighet er oppfylte.
 
Artikler
  1. Søk opp tidsskriftet i NSDs register for publiseringskanaler. Manglende treff i registeret, eller registrert som nivå 0 medfører ingen endring av publikasjonstype. Treff som nivå 1 eller nivå 2 krever at punkt 2 nedenfor skal gjennomgås. Ellers fortsettes det med punkt 3
  2. (I tilfelle nivå 1/2) Ta stilling til artikkelens vitenskapelighet. Se punkt 2 ovenfor: ”fagfellevurdert artikkel i vitenskapelig tidsskrift”.
  3. Sjekk at minst en av forfatterne er tilhørende NHH. Er de ikke det, skal ikke posten rapporteres. Sjekk opp i referansedatabase for kontroll med forfattere, eller ta kontakt med eierinstitusjon for flere opplysninger.
  4. Sjekk at alle medforfattere er korrekt registrert. Komplett liste over medforfattere hentes fra publikasjonen selv, eller fra referansedatabase. Eventuelle uregistrerte forfattere må legges inn og eventuelt først registreres i ForskDok personregister.
  5. Se til at alle bibliografiske opplysninger er registrert og korrekte. Sjekk mot referansedatabase eller publikasjon.
  6. Endre publikasjonstype til ”fagfellevurdert artikkel i vitenskapelig artikkel” og gjør de nødvendige endringer der evt. nye poster i registreringsskjema krever dette.
  7. Marker som ”klar for rapportering”
 
Bøker
  1. Søk opp utgiver i NSDs oversikt over publiseringskanaler. Manglende treff i registeret, eller registrert som nivå 0 medfører ingen endring i publikasjonstype. Fortsett med punkt 3 nedenfor. Treff som nivå 1 eller 2 krever at punkt 2 nedenfor skal gjennomgås.
  2. (I tilfelle nivå 1 / 2) Ta stilling til publikasjonens vitenskapelighet. Se punkt 2 ovenfor: ”vitenskapelig monografi”.
  3. Sjekk at minst en av forfatterne er tilhørende NHH. Vi skal ikke rapportere publikasjoner fra andre institusjoner. Kontrollerer forfatter-opplysninger i referansebase eller i selve boken. Kontakt eventuelt eierinstitusjon for opplysninger.
  4. Få med alle medforfattere. Komplett liste hentes fra publikasjonen selv, eller fra referansebase. Legg inn eventuelle uregistrerte forfattere. Sjekk også om noen av forfatterene har hatt redaktørrolle, og ikke forfatter-rolle.
  5. Sjekk at alle bibliografiske opplysninger er korrekte.
  6. Endre publikasjonstype til ”monografi” og gjør de nødvendige endringer som trengs i skjema
  7. Marker som ”klar for rapportering”
 
Kapittel (Del av bok/rapport)
  1. Søk opp utgiver i NSDs oversikt over publiseringskanaler. Manglende treff i registeret, eller registrert som nivå 0 medfører ingen endring i publikasjonstype. Fortsett med punkt 3 nedenfor. Treff som nivå 1 eller 2 krever at punkt 2 nedenfor skal gjennomgås.
  2. (I tilfelle nivå 1/2) Ta stilling til publikasjonens vitenskapelighet. Se punkt 2 ovenfor: ”Artikkel i vitenskapelig antologi”. Sjekk spesielt om kravene til tydelig forfattertilhørighet er dekket for publikasjonens kapitler.
  3. Sjekk at forfatter er tilhørende NHH. Opplysninger sjekkes i referansedatabase, eller i selve publikasjonen. Sjekk også at forfatter ikke har hatt kun redaktør-rolle
  4. Få med alle medforfattere. Fullstendige opplysninger kan hentes fra utgiver, referansebase eller selve publikasjonen.
  5. Sjekk at alle bibliografiske opplysninger er korrekte.
  6. Endre publikasjonstype til ”artikkel i vitenskapelig antologi”, og gjør de nødvendige endringer som trengs i skjema.
  7. Marker som ”klar for rapportering"