Det finnes flere slike referansehådnteringsverktøy. De vanligste er Endnote, RefWorks og BibTex. Også siste versjon av Microsoft Word har et innebygget referansehåndteringsverktøy. NHH har ikke kjøpt en felles lisens på EndNote, men som abonnent på ISI-basen, har vi også tilgang til web-versjonen av dette verktøyet. De aller fleste funksjoner er ivaretatt i denne versjonen, og du vil kunne lette arbeidet ditt betraktelig hvis du begynner å bruke det aktivt. Alle som skriver større arbeider, som doktorgrader eller masteroppgaver bør benytte en form for referansehåndteringsverktøy. Vi skal her se på hvordan du kommer i gang med å bruke EndNote Web edition.

Logg på

Gå til bibliotekets hjemmeside, og finn snarveien til databasen ISI Web of Science i snarveismenyen. Det er samme selskap som tilbyr både referansebasen ISI og EndNote, så påloggingen er fra deres nettside. Til høyre i inngangsportalen til ISI ser du påloggingen til EndNote. Du må alså opprette en profil for å ha et sted å lagre dine referanser og innstillinger. Dette er selvsagt gratis for NHH-brukere.


Klikk på Sign in to access EndNote Web. Hvis du ikke har noe brukernavn, må du lage deg et. Klikk i tilfelle på register øverst til høyre. Etter å ha fyllt ut skjemaet etter beste evne og klikket på submit. Etter at passordforslaget ditt endelig er godtatt, er du logget på som ny bruker. Epostadressen din er ditt brukernavn. Continue tar deg tilbake til portalsiden, men du er nå pålogget. Der det tildligere sto "sign in to access EndNote Web", står det nå Go to my EndNote Web library. klikk på denne lenken.

EndNote Web biblioteket

Etter at du har godtatt betingelsene for bruk kommer du til denne siden: (vi klikket på hide get started guide, men du kan godt bruke denne hvis du vil...)



Her ser du din oversikt. Hvis dette er første gangen du logger på, har du ikke noen biblioteker - altså referansesamlinger - og listen vil være tom. Du ser tydelige faner som ordner de ulike funksjonene. Vi starter med å legge til noen referanser:

Legge inn referanser

Du kan skrive inn nye referanser manuelt, eller velge å importere dem fra en valgt base. Begge deler skal vises her.

Manuelt
Klikk på Collect-fanen og velg så new reference i menyen øverst under fanene. Ignorer for øyeblikket databasevalg-boksen på siden - vi skal se på denne senere... Det første du gjør når skjemaet for nye referanser viser seg, er å velge hva slags kilde din referanse er. Dette kan være en bok, artikkel, del av bok, bok med redaktør, manuskript, database eller en hel rekke andre ting. Stilen på referansen kan være ulik alt etter hvilken type materiale det er snakk om, så det er best å velge riktig her. Resten av feltene kan du fylle ut så mye som er aktuelt for deg av. I alle fall Forfatter og årstall må fylles ut. Ellers tar du med så mye som du har opplysninger om; tittel, trykkested, utgiver, sidetall (ved kapitler etc), url (til nettsider), utgivelsesnummer, årgang (tidsskrifter). Du ser at det er en hel rekke felter som kan fylles ut - du trenger på ingen måte fylle ut alt her! Når du er ferdig klikker du på save øverst. Du er nå tilbake til startsiden, og kan klikke på All my references(1) for å se hvordan det tar seg ut. Lett!

Fra database
Igjen klikker du på Collect, men velger denne gangen å koble deg opp mot en database. Du kan forsåvidt velge hvilken som helst base du vet har den aktuelle referansen, men det er ikke sikkert du har tilgang til alle (du har ganske sikkert ikke tilgang til alle...). I dette eksempelet velger vi å lete i bibsys rett og slett. Finn BIBSYS i den (uendelig lange) listen over baser, og klikk på connect:



Nå får du opp et søkebilde. Her kan du bruke mange av de søkefeltene du er vant med fra bibsys Ask, og søker etter den aktuelle referansen på samme måte som i bibsys Ask. Vær oppmerksom på at grensesnittet kan være litt kresent angående hva som godtas, hvis du søker på "etternavn, fornavn" i rubrikken "author" kan du få feilmeldingen "unable to connect". Endrer du rubriken til "personal author", vil det kanskje gå fint. Etter et vellykket søk får du beskjed om at X antall referanser er funnet, og et spørsmål om hvor mange av dem du vil se på. Er det hundrevis er det lurt å velge noen få. Hvis søket ditt var svært nøyaktig, kan det være nok å se på en av dem... Merk av de referansene du vil ha med i biblioteket ditt, og velg add to group fra menyen øverst. Hvis du ikke har opprettet noe bibliotek/gruppe for prosjektet ditt, kan du bare legge dem i unfiled. Gå nå tilbake til my references-fanen, og se at feltet all my references(x) nå har fått noen flere elementer. Gjør det til en regel at du alltid sjekker slike referanser før du bruker dem i en oppgave - det kan nemlig forekomme feil i formateringen til EndNote-formatet.

Importere referanser

Til forskjell fra å åpne et grensesnitt som søker direkte i en gitt database, er det også mulig å bruke selve databasen for å søke etter referanser, og så importere disse til EndNote Web etterpå. Fordelen med denne løsningen er at databasene ofte har langt mer avanserte søkemuligheter enn dem du får tilgang fra hvis du kobler til databasen via EndNote Web. Vi skal se hvordan dette kan gjøres.

Det første vi må gjøre er å søke opp noen referanser i en database. I dette eksempelet bruker vi OCLC First Search. Bruker du heller ISI Web of Science til å søke opp dine referanser, vil du finne en knapp som eksporterer direkte til EndNote Web, men det er så lett at det trengs ikke noen bruksanvisning for å få det til... :-) Det er også mulig å bruke Bibsys' nye samsøketjeneste; Mime, for å søke i mange baser samtidig, og så importere til EndNoteWeb på den måten vi skal vise her.

Her er et eksempel på en trefliste fra OCLC:



Legg merke til export-knappen under trefflisten.

Kryss av for de referansene du ønsker å ta med til EndNote Web, og klikk på export-knappen. Du kommer nå til en skjerm som lar deg velge mellom å eksportere alle referansene du har funnet, eller bare de som er merket. Her velger du selv det som passer best. Så må du velge hvilket format referansene skal eksporteres til. I dette tilfellet velger vi selvsagt EndNote-formatet. Klikk igjen på export, og du får spørsmål om hvor du vil lagre eksport-filen. Pass på å lagre den et sted du finner den igjen senere - vi skal nemlig hente den inn i EndNote Web etterpå...

Når alt dette er unnagjort, er det på tide å åpne EndNote Web igjen. Logg på som vanlig hvis du ikke har vært logget på hele tiden, og gå til startsiden. Klikk på Collect Referneces-fanen, og velg Import References. I tekstboksen her skal du skrive inn plassering og filnavn til den eksport-filen du nettopp lagret, og det letteste er vel å bruke bla gjennom-funksjonen:



Her har vi funnet fram til filen vår, og valgt Article First (OCLC) på filter. Nøyaktig hvilket filter du skal bruke avhenger av hvilken database treffene ble funnet i. Når alt dette er på plass, klikker du på import-knappen nederst. Til slutt får du en melding om hvor mange referanser som er lagt til i din samling. Alle nye referanser blir lagt i kategorien unfiled, og du må flytte dem til korrekt samling selv hvis du ønsker det. Husk på å sjekke referansene som er importert slik at du er sikker på at det ikke er feil når referansene skal brukes i teksten din. Spesielt slikt som årstall, forfatter og tittel skal komme på riktig plass - det hender det blir feil i konverteringen!

Endre siteringsstil

Referanser kan skrives på en rekke ulike måter, og de fleste fagtradisjoner har regler for hvordan referanser skal skrives. Stil-reglene bestemmer slikt som bruk av kursiv, understreking eller anførselstegn i litteraturlisten, om årstall og navn skal være med i tekst-siteringen, eller om det er nok med bare årstall eller bare forfatternavn, eller noe helt annet. Enkelte stiler legger også alle referanser inn som fotnoter i teksten. Også tidsskriftet eller forlaget som skal publisere teksten din kan ha sine egne preferanser for hvordan referansene skal se ut. Den gode nyheten er at EndNote Web kan ordne dine referanser etter en hel rekke ulike stiler helt automatisk. Web-utgaven mangler imidlertid muligheten til å endre på stilene for å lage egne versjoner. Hvis du trenger denne funksjonaliteten, må du nesten installere full-versjonen av EndNote.

I ekempelet her skal vi ta utgangspunkt i en stil som er kalt Harvard. Dette er en enkel og grei stil som passer i de fleste sammenhenger der det ikke er spesifisert noe annet.

For å lage en litteraturliste i en spesiell stil, klikker du på fanen format i EndNote Web. Her får du muligheten til å velge hvilken samling av referanser du vil formatere, og hvilken stil du vil ha listen i. Du kan enten sende listen til deg selv på epost, eller lagre/åpne den i word og så legge den til teksten din. Dette er en ganske enkel prosess som ikke trenger mye hjelp. Virkelig interessant blir det først når vi begynner å bruke cite while you write-funksjonaliteten.

Cite while you write

Dette er et tilleggsprogram som ligger oppå MS Word, og som opprettholder en forbindelse til EndNote Web mens du skriver. Du kan med dette søke direkte i dine lagrede referanser, sette dem inn på korrekt sted, og formatere en litteraturliste direkte i dokumentet ditt. Slik fungerer det:

Finne referanser

1. Med Word-dokumentet ditt åpent, plasser markøren der hvor referansen skal stå
2. Klikk på Find Citation(s)-knappen på EndNote-vertøylinjen, eller bruk tools -> EndNote Web -> Find Citation(s). Dialogboksen for å søke opp referanser vil vise seg.
3. Skriv inn en søketerm i søkefeltet for å finne referansene du vil sette inn
4. Klikk på søkeknappen
5. Velg referansen som skal settes inn. For å velge flere referanser, holder du nede ctrl-tasten og klikker med musen
6. Klikk på insert-knappen

Referansen blir satt inn der som markøren stod, og den vil være formattert etter den stilen som er spesifisert. En litteraturliste er også automatisk påbegynt.

Endre på referanser

Du kan endre på referansene som skal settes inn i teksten ved å bruke Edit Citation(s)-knappen i verktøylinjen for EndNoteWeb. Den vanligste årsaken til å gjøre dette, er for å eksludere visse deler av referanseopplysningene, for eksempel ved andre gangs referering (der man i noen stiler bruker ibibd eller ekskluderer årstall), eller ved direkte sitat som vanligvis krever et sidetall i referansen i den løpende teksten.

1. Marker referansen du ønsker å endre på i Word-dokumentet ditt
2. Klikk på Edit Citation(s)-knappen i verktøylinjen, eller bruk Tools -> EndNote Web -> Edit Citation(s). Et vindu for å endre på referanser vil åpne seg.
3. Velg den typen endring du vil utføre på den valgte referansen. Valgene er disse:
   • Exclude the Author - Tar bort forfatternavnet i referansen
   • Exclude the year - Tar bort årstallet fra referansen
   • Prefix - Legger til et valgt prefiks i referansen, dette kan være slikt som 's' for sidetall etc.
   • Suffix - Legger til et valgt suffiks i referansen
   • Pages - Gir deg mulighet til å legge inn et sidetall i referansen - brukes ved direkte sitat
   • Insert - Åpner et søkevindu som lar deg finne fram flere referanser slik at du kan legge dem til den valgte referansen
   • Remove - Tar bort den valgte referansen. Bruk dette for å slette en referanse, siden det også sletter de feltkodene som programmet genererer

Formatere litteraturlisten

Du kan også formatere litteraturlisten og tekst-referansene dine direkte fra EndNote-verktøylinjen i Word. Da vil du se endringene med en gang i det dokumentet du jobber med. Det er på denne måten du kan få referansen til å følge en spesiell stil:

1. Klikk på Format Bibliography i verktøylinjen for EndNote Web, eller bruk Tools -> EndNote Web -> Format Bibliography.
2. I dialogboksen som åpner seg, velg ønsket stil fra menyen With output style
3. Velg font og skriftstørrelse for litteraturlisten
4. Skriv inn en tittel for litteraturlisten, for eksempel 'litteratur' eller noe helt annet
5. Klikk på OK-knappen